تحتوي الوثائق المحاسبية الأساسية للمؤسسة على معلومات حول جميع المعاملات التجارية ، وحركة الأموال ، وحساب الأجور ودفعها ، ودفع الضرائب. بناءً على هذه المستندات ، يتم الاحتفاظ بالسجلات ، وبالتالي ، فإن فقدان مستند واحد يشوه البيانات المالية ويشكل انتهاكًا قانونيًا. حسب الفن. 17 من قانون "المحاسبة" ، يجب على الشركات بشكل مستقل ضمان سلامة الوثائق المحاسبية.
تعليمات
الخطوة 1
يحدد القانون فترة التخزين لمستندات المحاسبة الأولية بـ 5 سنوات ، بينما يحدد قانون الضرائب في الاتحاد الروسي فترة التخزين بـ 4 سنوات. من أجل تجنب العقوبات المنصوص عليها في قانون المخالفات الإدارية (المادة 15.11) ، لا يزال يتعين عليك الالتزام بالمدد الأطول المنصوص عليها في القانون. بالإضافة إلى ذلك ، هناك قائمة تمت الموافقة عليها بأمر من Rosarkhiv بتاريخ 6 أكتوبر 2000. وفقًا لها ، يجب تحديد فترة التخزين وفقًا لنوع كل مستند محدد.
الخطوة 2
حدد بأمر فترات التخزين للوثائق المحاسبية الأولية ، مع مراعاة أحكام القانون والأنظمة التي تحددها القائمة. بالترتيب ، حدد من أي لحظة يجب حساب فترة التخزين. بشكل عام ، فإن بداية فترة تخزين المستندات هي 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم فيها استكمال المستند مع العمل المكتبي. بالنسبة إلى دفتر الشراء ودفتر المبيعات ، حدد بداية فترة التخزين من تاريخ الإدخال الأخير (المادتان 15 و 27 من القواعد ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 2 ديسمبر 2000 رقم. 914).
الخطوه 3
تخصيص غرفة منفصلة للوثائق المحاسبية ، والتي يجب أن تكون مجهزة بخزائن مقاومة للحريق وخزائن خاصة. تهدف الخزائن إلى تخزين أشكال من التقارير الصارمة ، بالإضافة إلى أنها يمكن أن تخزن تلك الأوراق والوثائق التي تحمل علامة "الأسرار التجارية". حدد بأمر إجراءات الوصول إلى هذه الخزائن ، والأشخاص المسؤولين المفوضين من قبل كبير المحاسبين ، وكذلك إجراءات إصدار الوثائق الأولية من التخزين.
الخطوة 4
في حالة كون المؤسسة كبيرة بما يكفي وهناك الكثير من المستندات ، قم بتنظيم أرشيف خاص. يجب استخدامه لنقل الأوراق المخصصة للتخزين الدائم (الأبدي) والطويل الأمد (أكثر من 10 سنوات). قم بتخزين جميع المستندات المحاسبية الأخرى مع فترة تخزين تصل إلى 10 سنوات في غرفة خاصة حتى يتم إتلافها.
