يجب أن يكون مدير العلاقات العامة على دراية بوظيفته. وهذا يفسر الحاجة إلى الاحتفاظ بأرشيف للمعلومات المهمة ، والتي تسمى ملفات الصحافة أو ملفات الوسائط.
أرشيف مدير العلاقات العامة
يتم جمع ملف صحفي لجميع الأخبار الهامة والأشخاص والأحداث التي تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على سمعة المنظمة.
من الأفضل الاحتفاظ بخزائن ملفات منفصلة وفقًا لما يلي:
- أحداث منتظمة ومرة واحدة: معارض وندوات وموائد مستديرة واجتماعات ووجبات عشاء عمل ؛
- الشخصيات الرئيسية وقادة الرأي وحلفاء موقف المنظمة وخصومها ؛
- الموضوعات التي تغطيها بانتظام خدمة العلاقات العامة. من المهم جمع ليس فقط المواد الخاصة بالمنظمة ، ولكن أيضًا ردود الفعل العامة والمواد التحريرية وتعليقات الخبراء ، إلخ.
- صناعة الإعلام والصحفيين.
يجب أن يكون الملف الصحفي ، مثل أي أرشيف ، قاعدة معلومات ديناميكية يتم فيها تحديث المعلومات بانتظام وجمع المعلومات الجديدة بشق الأنفس.
تقنية الجمع
من الناحية الفنية ، يمكن طباعة الملف الصحفي أو طباعته إلكترونيًا. في أغلب الأحيان ، لتقليل العمل في ملف الصحافة ، يجوز أن يكون لديك كلا الخيارين التكميليين للأرشيف.
يحتوي الملف الصحفي على منشورات في وسائل الإعلام والمواد الخاصة بخدمة العلاقات العامة. بالنسبة للأشخاص ، يتم استخدام السير الذاتية والصور والبيانات الشخصية (بإذن الشخص) وبيانات الاتصال الشخصية وهواتف المساعدين. من المهم تجميع الملف الصحفي للأحداث من برامج الحدث والقرارات ونشرات المشاركين وجهات الاتصال بالمنظمين.
تحتل المعلومات المتعلقة بوسائل الإعلام والصحفيين مكانة خاصة في ملف الصحافة. يجب أن يقدم أخصائي العلاقات العامة وصفًا تفصيليًا لكل وسيلة إعلامية متخصصة ، بغض النظر عما إذا كانت المنظمة تتفاعل حاليًا مع مكتب التحرير أم لا. يجب أن تتضمن البيانات الأولية معلومات حول التداول (إذا كان منشورًا مطبوعًا) ، والحضور (لمصادر الإنترنت) ، ومعلومات حول المؤسسين ، والرئيس التنفيذي ، والمحرر ، والصحفيين في الصناعة.
لن تكون تواريخ ميلاد جميع الشركاء الإعلاميين ، بغض النظر عن المنصب الذي يشغلونه في التسلسل الهرمي التحريري ، غير ضرورية أبدًا. سيسعد الموظف العادي ورئيس مؤسسة إعلامية بنفس القدر إذا كانت خدمة العلاقات العامة لمنظمة صديقة تهنئهم ببطاقة بريدية صغيرة أو باقة من الزهور المورقة. من الأفضل أن تقتصر المعلومات حول الصحفيين على الكفاءة المعلوماتية للمنظمة. إذا كانت خدمة العلاقات العامة قد أعدت وسلمت للمراسل محللًا في المنظمة لإعداد المادة ، فيجب عليك ترك علامة حول هذا في ملف الصحافة. سيسهل ذلك معرفة نقطة البداية للوعي بين الزملاء الذين يتواصلون بشكل متكرر.
يرتبط ملء الملف الصحفي ارتباطًا مباشرًا بمدى تحليل خدمة العلاقات العامة لوسائل الإعلام بعناية. بمجرد ظهور مقال جديد حول موضوع قريب من أنشطة منظمة مدير العلاقات العامة ، يجب تضمينه في ملف الصحافة. يجب عليك أيضًا التعامل مع قصص الفيديو وأعمدة المؤلف وسجلات المدونين الموثوقين وغيرها من المعلومات.
الوصول إلى الملف الصحفي
إذا تم تكوين ملف صحفي على مدى فترة طويلة من الزمن ، فغالبًا ما يظهر فيه ما يسمى بالمعلومات من المصادر المفتوحة ، بالإضافة إلى المعلومات من المصادر المفتوحة. عادةً ما تسمى المعلومات الداخلية بالمعلومات الواردة من مصادر غير رسمية لم يتم تأكيدها علنًا بعد. يمكن للممثلين الرسميين للمنظمات الاحتفاظ بهذه المعلومات في حالة "لا تعليق" لفترة طويلة ، لذلك ، مرة واحدة في الملف الصحفي ، يجب أن يتذكر مدير العلاقات العامة الحاجة إلى تقييد الوصول إلى الأرشيف لأطراف ثالثة.
حافز آخر لتقييد الوصول إلى الملفات الصحفية هو البيانات الشخصية ، والتي غالبًا ما تُستكمل بمعلومات عن الأشخاص.من المهم أن تتذكر هذا عند الاتصال بموظفين آخرين في المنظمة ، وأخصائيي العلاقات العامة في المنظمات الأخرى والأطراف المهتمة الأخرى. تم تطوير الملف الصحفي في المقام الأول للاستخدام الداخلي للمنظمة.
يوضح هذا أيضًا الحاجة إلى تثبيت أنظمة أمان إضافية لمنع تسرب المعلومات. من المهم تجميع المواد الورقية في مجلدات ، يجب تقييد الوصول إليها بشكل صارم. يجب أن تكون قواعد البيانات الإلكترونية متاحة لموظفي قسم العلاقات العامة ، عند الطلب - لإدارة المنظمة ، ولكنها مغلقة أمام مجموعة واسعة من معلومات الشركة.
