يظل العرض التجاري ووصف الخدمات وفرص التعاون أداة إعلانية شائعة عند التواصل مع الشركاء المحتملين. التعاون مع شركة يعني الرفض لأي شخص آخر - ومن المهم كتابة رسالة بشكل صحيح حتى لا تفقد جهات الاتصال الواعدة
لماذا يتم رفض العرض؟
كقاعدة عامة ، يمثل العرض التجاري المرحلة الأولى من المفاوضات: لم يقرر العميل بعد من سيعمل معه ، وينتظر الموردون أو المقاولون قراره ويحاولون جذب الانتباه إلى أنفسهم. يتم إرسال العروض التجارية بالعشرات - هذه فرصة لإظهار نفسك في أفضل صورة ، ووصف كل قدراتك وخلق انطباع جيد عن شريك محتمل. بمجرد اتخاذ القرار ، يتم إرسال جميع المقترحات المستلمة إلى المجلد مع جهات الاتصال المحتملة في حال اضطررت إلى تغيير المقاول - وفي هذه الحالة من المهم كتابة خطاب رفض بشكل صحيح ، مع الاحتفاظ بإمكانية التكرار اتصل.
أخلاق الرفض
في رسالة مع رفض ، من المهم إظهار الاحترام للمحاور - كان اقتراحه جديرًا ، وقضى وقتًا في مناقشة التفاصيل ، وإن لم يتوج بإبرام اتفاق ، ويتوقع منك قرارًا ، حتى لو كان سلبي.
يتم الرفض على ترويسة الشركة في شكل إلكتروني أو ورقي ، حسب الحالة. تتطلب معايير الاتصالات التجارية أن يكون سطر الموضوع المحدد محايدًا ، بدون سلبي - العبارات "إجابة على اقتراحك" ، "حول التعاون" ، "حول العمل" مناسبة. اختر الموضوع الذي استخدمه المرسل إليه في رسالته. من غير المرغوب فيه استخدام مواضيع الاستجابة التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، "RE: عرض تجاري" ، بحيث لا يكون هناك شعور بعدم الانتباه إلى المرسل إليه.
ليس هناك جديد في مخاطبة المحاور لهذا النوع من الحروف - يُنصح باستخدام الاسم والمسمى العائلي ، إذا كنت تعرفهما ، مع إضافة كلمة "عزيزي". في نهاية الاستئناف ، يتم وضع علامة تعجب أو فاصلة ، اعتمادًا على معايير تشكيل الحروف الخاصة بشركتك. عنصر مهم آخر في الرفض الكتابي هو ارتباط العرض الذي جاء إليك والذي ، في الواقع ، ترفضه. من الأفضل إدخال الرابط في بداية الرسالة ، مباشرة بعد الطلب - "استجابة لطلبك من 08/06/12 …" ، "إلى العرض التجاري من 9 مايو …".
لا بد من التعبير عن الأسف على الرفض. إذا تم إرفاق مستندات أو مواد إعلامية بالرسالة مع عرض تجاري ، فأشر إلى أنك تلقيتها وتعرفت عليها - على سبيل المثال ، "شكرًا لك على العرض التقديمي التفصيلي ، لقد قرأ المتخصصون لدينا المعلومات المقدمة ، ولكن للأسف ، نحن تضطر إلى رفض خدماتك ". لا تنس الإشارة إلى سبب الرفض إذا كنت مخولًا للقيام بذلك - على سبيل المثال ، إذا كان العرض لا يفي بشروط العطاء. تقليديا لا يتم التعبير عن اختيار عرض أكثر فائدة كسبب للرفض.
