يقوم السكرتير في المكتب أيضًا بأداء مهام الإرسال. من خلاله يتم إجراء الاتصالات الأساسية والاتصالات الهاتفية الرسمية. يعتمد الانطباع الأول لشركتك بأن الشخص الذي يتصل بك على مدى كفاءة ومهنية تواصل السكرتير عبر الهاتف. لذلك ، من أجل الرد على المكالمات ، يحتاج السكرتير إلى معرفة آداب العمل.
تعليمات
الخطوة 1
تحكم دائمًا في عواطفك ومزاجك. بغض النظر عن مدى مرحك أو حزنك ، عند التقاط الهاتف ، يجب أن تكون متحفظًا وعمليًا. يجب أن تكون نبرة صوتك معتدلة وهادئة وخيرة. إذا كنت في عجلة من أمرك للاقتراب وتنفث ، خذ نفسًا عميقًا وزفيرًا قبل إلقاء التحية حتى يصبح تنفسك طبيعيًا.
الخطوة 2
عندما تتلقى مكالمة ، ابدأ دائمًا المحادثة أولاً ، دون انتظار ما يخبرك به الطرف الآخر من الهاتف. يجب أن تكون هذه مقدمة وتحية قياسية. قل مرحباً وقم بتسمية الشركة التي دعاها المحاور الخاص بك. في حالة عدم تقديمه لنفسه ، اعتذر واسأل من تتحدث معه.
الخطوه 3
تعرف على المشكلات والوظائف التي تقوم بها أقسام شركتك ويتم حلها بواسطة متخصصين محددين من أجل إعادة توجيه المكالمات الواردة من العملاء والعملاء بشكل صحيح. عند تحويل مكالمة ، أخبر اسم ولقب المتخصص الذي تتصل به بمحاورك عبر الهاتف. إلى الموظف الذي قمت بتحويل المكالمة إليه ، أخبر اسم المتصل والسؤال الذي تقدم عليه. لا يجب أن تتولى مهام استشاري ، حتى لو كان بإمكانك القيام بذلك بشكل جيد ، دع الشخص يحل مشكلاته مع هؤلاء المتخصصين المصرح لهم بذلك.
الخطوة 4
يمكنك تقديم معلومات أساسية إذا ظهرت مثل هذه الأسئلة: الاسم الكامل لشركتك ، والاسم الأخير ، والاسم الأول للمدير ونوابه ورؤساء الأقسام وعنوان المكتب. ضع واتفق مع المخرج على قائمة منفصلة بالأشخاص الذين سيكون دائمًا حراً بالنسبة لهم.
الخطوة الخامسة
تأكد من الاحتفاظ بسجل المكالمات. اكتب كل ما يُطلب منك نقله ، ولا تعتمد على الذاكرة ، حتى لا تنسى أي شيء مهم. يجب إرسال جميع المعلومات إلى من كانت مخصصة لهم. حدد اسم الشركة أو الاسم الأخير والاسم الأول للشخص المتصل ، وقم بتدوين رقم الهاتف الذي يمكنك الاتصال به مرة أخرى ، وتاريخ ووقت المكالمة.
