في الوقت الحالي ، لا يمكن لأي عمل جاد الاستغناء عن المراسلات التجارية ، لذا فإن إتقان مهاراته أمر بالغ الأهمية في المجتمع الحديث. علاوة على ذلك ، فإن هذه المهارات ضرورية ليس فقط لأصحاب الأعمال ، ولكن أيضًا للموظفين العاديين الذين يمكنهم التواصل مع شركاء الشركة.
تعليمات
الخطوة 1
ركز على الغرض من المراسلات والتزم بها في الرسالة. للقيام بذلك ، من الضروري ، أولاً وقبل كل شيء ، أن نفهم أن أي اتصال يتطلب الحاجة إلى إبلاغ المحاور أو قناعاته. اعتمادًا على حالة معينة ، يمكن تحويل التركيز إلى جانب واحد.
الخطوة 2
خلق صورة عمل إيجابية في عيون المحاور. لا ينبغي بأي حال من الأحوال إهمال هذه الخطوة أو التعامل معها بإهمال ، لأن الموقف المتشكل تجاه مرسل الرسالة ، حتى بعد قراءة خاطفة ، سيبقى في ذاكرة المرسل إليه لفترة طويلة. تتأثر صورة العمل للرسالة بستة معايير رئيسية ، مثل: الاختيار الصحيح لموضوع الرسالة ، ووقت الاستجابة للرسالة ، والاستئناف الشخصي الصحيح ، والتعبير عن الامتنان لقراءة الرسالة ، وإنهاء الرسالة على ملاحظة إيجابية والتوقيع الصحيح للمرسل.
الخطوه 3
كوِّن موقف العميل المخلص تجاهك أو تجاه شركتك في الرسالة. وفقًا للمسوقين ، يأتي حوالي 80 ٪ من أرباح الشركة من عملائها الدائمين ، لذلك يجب التعامل مع متطلباتهم بعناية خاصة. لزيادة ولاء العملاء المنتظمين ، يجب أن تتحكم في النقاط الثلاث التالية في الرسالة: انتبه لاحتياجات العميل ، واستخدم مفردات المرسل إليه في نص الرسالة واتبع منطق المرسل إليه. فقط من خلال الاقتراب من العميل ، سيتمكن المرسل من تلبية رغباته بالكامل.
الخطوة 4
قسّم الحرف إلى مكونات دلالية. في هذه الحالة ، سيبدو المرسل إليه أكثر إقناعًا. هناك ثلاثة مكونات من هذا القبيل: معلومات حول ما يقدمه المرسل ، ورسالة واضحة حول كيفية استفادة المرسل إليه ، والحجج المقنعة لإثبات النقاط الرئيسية للرسالة.
الخطوة الخامسة
رتب الجمل بحيث تتوافق بوضوح مع معايير اللغة التي كُتبت بها. تؤثر ميزة التهجئة هذه على إدراك الشخص للمعلومات. رتب أعضاء الجملة بأبسط ترتيب مقبول للغة معينة. يجب أن تكون الجمل نفسها موجزة وسهلة الفهم. ضع مسافات إضافية بين الفقرات لتسهيل فهم القارئ للمعلومات.
