عند حل أي قضايا رسمية ، يتعين على المواطنين كتابة الطلبات والشكاوى والرسائل إلى السلطات المختلفة. يجب توجيه الاتصال بالمنظمات القانونية أو الأفراد إلى عنوان موقعهم الرسمي. في بعض الأحيان ، يتم النظر في الطلب المقدم من قبل المنظمة لفترة طويلة بشكل غير معقول ، أو حتى اتضح أنه ليس لديهم أي طلب على الإطلاق. في هذه الحالة ، غالبًا ما يحتاج الشخص لإثبات أن البيان كان. وإذا لم تهتم بالأدلة مقدمًا ، فسيكون من المستحيل القيام بذلك. يجب اتخاذ العديد من الاحتياطات لتجنب هذا التطور.
تعليمات
الخطوة 1
عند كتابة طلب إلى المنظمة ، أشر إلى اسمها وعنوانها بالكامل في "العنوان". إذا كان للشركة عناوين متعددة ، فيجب توجيه جميع المراسلات إلى العنوان الفعلي للمؤسسة.
الخطوة 2
قم بالإدلاء ببيان من نسختين ، إحداهما لك. التاريخ والتوقيع عليه. خذ الطلب إلى مكتب القبول التابع لمنظمة المرسل إليه. أعطه لسكرتير المنظمة أو للمكتب. تأكد من مطالبتك بتعيين عدد من الوثائق الواردة للتطبيق. يجب على الموظف المستلم أيضًا وضع علامة قبول والتاريخ الحالي وتوقيعه على نسختك من الطلب.
الخطوه 3
إذا رفضت المنظمة المصادقة على نسختك من الطلب لأي سبب من الأسباب ، فلا داعي لترك طلبها. نظرًا لأنهم إذا رفضوا ، فلن تتمكن من إثبات أنهم تلقوا طلبك.
الخطوة 4
أرسل طلبك إلى عنوان المنظمة عن طريق البريد العادي مع إشعار بالاستلام. للقيام بذلك ، املأ نموذجًا خاصًا في البريد ، حيث يشير ، بالإضافة إلى المعلومات الإلزامية ، إلى وصف موجز للرسالة. اكتب جوهر بيانك في جملتين أو ثلاث. وبالتالي ، فإن المنظمة مضمونة لاستلام طلبك وسيكون تأكيد ذلك هو إيصال إرجاع الخطاب مع وصف موجز.
الخطوة الخامسة
إن وجود نسخة ثانية موقعة من البيان بين يديك مع تاريخ القبول أو الإخطار باستلام الخطاب مع تاريخ محدد سيكون دليلاً دامغًا على أن البيان قد كتبته.
