سيؤدي التخزين المناسب للوثائق إلى تجنب مشاكل العثور على العقود الصحيحة. بعد قضاء بعض الوقت في إيداع الأوراق المالية ، ستكون على يقين من أن الأوراق الضرورية ستكون دائمًا في متناول اليد آمنة وسليمة.
تعليمات
الخطوة 1
للعثور على المستند الذي تحتاجه بسهولة ، قم بعمل كتاب محاسبة. أدخل رقمًا للعقد وأدخله في دفتر الملاحظات هذا. بالإضافة إلى الرقم التسلسلي ، اكتب تاريخ إبرام العقد. يجب أن يبدو السطر في المجلة على النحو التالي: 1. العقد رقم 987DL بتاريخ 23.03.2010. إلى جانب ذلك ، في الملاحظات ، حدد جوهر العقد ، إذا كان ذلك مطلوبًا من خلال أسلوب الأرشفة المؤسسي.
الخطوة 2
أنشئ لكل كيان قانوني ، إذا كان هناك العديد منهم في المنظمة ، سجل المستندات الخاص به. استخدم الرموز التقليدية للدلالة عليها. على سبيل المثال ، أدخل عقود شركة LLC "Funny Pictures" كـ 987ВК. والعقود من OJSC "Murzilka" علامة 987 مليون. حدد الأرقام بدقة لتجنب الالتباس.
الخطوه 3
قم بإيداع العقد في مجلد فقط بعد مروره بجميع مراحل الموافقة ، وتوقيعه من قبل المديرين العامين لكلا الطرفين ، وتم وضع جميع الأختام. اختر غلافًا كرتونيًا للحفاظ على مستنداتك آمنة. قم بإنشاء مجلد منفصل لكل كيان قانوني.
الخطوة 4
لإدخال العقد في الموثق ، قم بإزالة مشبك الورق الذي يصل الأوراق بعناية. قم بعمل ثقوب جديدة باستخدام ثقب. أدخل المستند في مجلد وقم بتثبيته باستخدام محلاق معدني. افصل عقدًا عن الآخر بورقة A4 فارغة.
الخطوة الخامسة
هناك طريقة أخرى لأرشفة المستندات. قم بشراء مجموعة من الملفات الشفافة. ضع كل عقد في غلاف منفصل وقم بتثبيته في مجلد.
الخطوة 6
لا تُدخل عددًا كبيرًا من العقود في مجلد واحد - فقد تتجعد الأوراق. يجب أن يغلق الرابط بسهولة حتى لا تختلس النظر.
الخطوة 7
ضع جانباً رفًا منفصلاً على الرف لتخزين المجلدات مع المستندات. في نهاية الموثق ، حدد السنة والكيان القانوني الذي تم إعداد العقود من أجله. بهذه الطريقة يمكنك العثور بسرعة على العقود التي تحتاجها ، إذا لزم الأمر.
الخطوة 8
ليست هناك حاجة للاحتفاظ بالمجلدات التي تحتوي على وثائق انتهت قبل ثلاث إلى أربع سنوات. ضعهم في صناديق كرتونية محكمة ، توقيع العام والكيان القانوني صاحب العقد. إرسال الطرود إلى المستودع. ابحث عن منطقة تخزين جافة. الرطوبة يمكن أن تقتل الأوراق المالية.
