الملاحظة التحليلية هي نوع خاص من وثائق الخدمة. هدفها الرئيسي هو لفت انتباه المدير إلى مشكلة معينة. يحتوي على مقترحات للتغلب على حالة الأزمة ، ويسرد الاتجاهات والمراحل الرئيسية للنشاط. يجب عدم الخلط بين مذكرة السياسة والتقرير التحليلي. الأول يحدد آفاق تطور الأحداث ، والثاني يقيم نتائج التدابير المتخذة. كل منظمة لها متطلباتها الخاصة لإعداد الوثائق الداخلية. ومع ذلك ، فإن أي ملاحظة تحليلية تحتوي على أجزاء مثل المقدمة ، والجزء الرئيسي ، والخاتمة ، والملاحق.
تعليمات
الخطوة 1
مقدمة
في هذا الجزء من موجز السياسة ، يجب أن تشير إلى أهمية المشكلة التي تتصل بها بمديرك. اذكر بوضوح أسباب قلقك ، وقم بتقييم الضرر الذي تلقته المنظمة. ضع قائمة بمصادر المعلومات وطرق التحليل التي استخدمتها. حدد مواعيد نهائية لحل المشكلة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك رئيس مساحة إعلانية لمجلة. على مدار الأشهر الثلاثة الماضية ، انخفض حجم الإعلانات المباعة تدريجيًا ، على الرغم من أن موظفيك يعملون بجد. أنت تفهم السبب ، لكن لا يمكنك حل الموقف بنفسك.
في مقدمة الملاحظة التحليلية ، اكتب أنك وجدت انخفاضًا في المبيعات ، وقمت بإجراء تحليل للوضع (دققت خطط وتقارير القسم ، وتحدثت مع كل موظف ، ونظمت اجتماعًا داخليًا) ، وقمت بعمل أفكار محددة ، والتي تقدمه إلى المدير للموافقة عليه.
الخطوة 2
الجزء الرئيسي
هنا تحتاج إلى النظر في جميع جوانب المشكلة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل واقتراح حل لكل منها.
قم بتمييز الأقسام الفرعية في النص من خلال عدد الجمل ، وتوجيهها بإيجاز ولكن بوضوح. في كل منها ، حدد أولاً الجانب السلبي ، ثم الجوهر الفعلي للتغييرات ، بالإضافة إلى التكاليف المادية والتقنية المقدرة وتوزيع المسؤوليات بين الموظفين.
رتب الجمل بترتيب تنازلي من حيث الأهمية أو بترتيب زمني.
أعط أكبر قدر ممكن من التفاصيل. سيُظهر لك هذا درجة عالية من ملكية الموقف وتوضيح المشكلة. قائمة الحجج والحسابات الداعمة. يمكنك هنا أيضًا الرجوع إلى التجربة الإيجابية المعروفة في هذا المجال.
لزيادة موضوعية الملاحظة التحليلية ، قم بتوفير البيانات (المعلومات ، المعلومات) التي تم الحصول عليها من الأقسام الهيكلية الأخرى للمنظمة.
في المثال أعلاه ، قد يشتمل الجسم الرئيسي لملخص السياسة على اقتراح بعنوان موضوع جديد ، "الأجهزة المنزلية". بالنسبة لهذه الفئة ، سيتم العثور على معلنين لفترة طويلة. من المخطط إشراك الصحفيين الداخليين في إنشاء نصوص إعلانية وإعلامية.
يمكن أيضًا تقديم اقتراح لتخصيص سيارة الشركة لموظفي القسم لزيارة المكاتب البعيدة للعملاء ، مما يقلل من ضياع وقت العمل وتكاليف السفر. يجب تأكيد هذه الأطروحة من خلال الحسابات التي تم الحصول عليها في قسم المحاسبة.
الخطوه 3
استنتاج
اذكر النتائج الرئيسية لكل قسم فرعي من الجسم الرئيسي. ومع ذلك ، حاول تجنب التكرار المباشر للنص الرئيسي. في الوقت نفسه ، تأكد من أن الجمل غير المشار إليها في الجزء الرئيسي لا تظهر فجأة في نص الاستنتاج.
كن موجزًا ولكن مقنعًا. استنتاج واحد لا يمكن أن يتعارض مع آخر. ويجب أن تكون جميعها منطقية وأن تحتوي على توقعات إيجابية للمستقبل القريب.
سيحتوي الجزء الأخير من المثال المدروس بالفعل على استنتاج حول تأثير الفئة الجديدة على زيادة مبيعات الإعلانات.قد تبدو الأرقام المتوقعة كما يلي: من المخطط جذب 5 معلنين لمدة 6 أشهر بميزانية قدرها 50 ألف روبل.
الخطوة 4
التطبيقات
ستزيد المواد الإضافية التي تم جمعها في قسم خاص من موثوقية بياناتك ، وتوضيح المعلومات المقدمة. يمكنك وضع الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية وغيرها من المواد المرئية في التطبيق.
