جدول الأعمال هو الهيكل العظمي للاجتماع أو الاجتماع. حيث يتم تحديد الموضوعات الرئيسية للمناقشة والمجالات الرئيسية للمناقشة. إنه يحدد ترتيب الاجتماع ، ويركز انتباه المشاركين على محادثة مهنية ، ولا يسمح للمناقشة بالتطور إلى تبادل فوضوي لوجهات النظر.
تعليمات
الخطوة 1
ابدأ في إعداد جدول الأعمال بمجرد أن تقرر الإدارة تاريخ وموضوع الاجتماع. سيكون من الأسهل بالنسبة لك صياغة نقاطه الساخنة على الكعب. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لديك الوقت الكافي لتصحيح الخيار الأول إذا كان المدير يريد التعديل.
الخطوة 2
تسليط الضوء على الجوانب الرئيسية والثانوية لموضوع الاجتماع. لا تفرط في تحميل جدول الأعمال بالمسائل الصغيرة التي يمكن حلها بشكل روتيني. الخيار الأفضل هو تضمين نقطة أو نقطتين مهمتين ، في المناقشة التي يهتم بها غالبية الفريق ، وإتاحة الوقت لحل سريع للقضايا الأقل أهمية ، بما في ذلك تلك التي نشأت أثناء الاجتماع.
الخطوه 3
صياغة بنود جدول الأعمال. تجنب الجمل الغامضة أو الغامضة. اجعل البنود المدرجة في جدول أعمالك محددة قدر الإمكان. بعد قراءتها ، يجب على المشارك في الاجتماع أن يفهم بسهولة جوهر المشكلة والغرض من مناقشتها. إذا واجهت أي صعوبات ، فاطلب المساعدة من أحد المتخصصين الذي سيلقي خطابًا رئيسيًا حول هذا الموضوع.
الخطوة 4
يجب أن يبدأ كل عنصر بحرف الجر "حول" أو "حول": "بمبادرة من قسم المبيعات لعقد يوم تنظيف" أو "حول إعادة توزيع الوظائف بين قسم التسويق والخدمة الصحفية" ، إلخ. إذا تم طرح أي وثيقة تنظيمية للمناقشة ، فقد يبدو البند كما يلي: "بشأن الموافقة على ميثاق الشركة" أو "بشأن التعديلات على التوصيف الوظيفي لموظفي الأمانة" ، إلخ. بالنسبة للأسئلة التثقيفية التي لا تتطلب مناقشة ، يرجى تقديم تفسير مناسب بين قوسين أو مفصولاً بنقطتين. على سبيل المثال ، "في المجالات الواعدة لنشر الكتاب: تقرير نائب المدير العام عن رحلة عمل إلى الندوة".
الخطوة الخامسة
نظم جدول أعمالك. في الممارسة العملية ، هناك طريقتان لترتيب الأسئلة: من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية ومن الصغيرة إلى المهمة. كل خيار له جوانبه الإيجابية. في الحالة الأولى ، يتم النظر في القضايا الرئيسية في بداية الاجتماع. الموظفون أكثر نشاطا ، والتعب لا يؤثر عليهم بعد. لكن مناقشة السؤال الأول قد تطول ، ولن يتبقى وقت لحل مشاكل ثانوية ولكنها مهمة. إذا بدأ الاجتماع بنقاط أقل أهمية ، ينضم الموظفون تدريجياً إلى الإيقاع وبحلول الوقت الذي يتم فيه الإعلان عن القضية الرئيسية ، يكونون مهيئين بالكامل لإجراء حوار بناء.
الخطوة 6
اطبع جدول الأعمال وفقًا للمتطلبات الكتابية لمنظمتك. بالإضافة إلى الأسئلة الفعلية للمناقشة ، حدد تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه والمتحدثين الرئيسيين والمشاركين والخبراء المدعوين. اعتماد الوثيقة مع رئيس المنظمة. ستقوم بإرفاق جدول الأعمال الأصلي لاحقًا بمحضر الاجتماع. بناءً على جدول الأعمال المعتمد ، قم بإعداد رسالة إخبارية أو إعلانات للموظفين.
