تستخدم بعض المنظمات خطابات الأعمال في عملها. واحد منهم هو رسالة تأكيد. يتم إرسالها لتأكيد استلام أي مواد ومعلومات ووثائق أخرى. يتم كتابته بأي شكل من الأشكال. ما هو الإجراء لتجميع هذه الرسالة؟
تعليمات
الخطوة 1
اكتب خطاب التأكيد على ترويسة المنظمة ، بالطبع ، ليس ضروريًا ، لكنه سيكون أفضل. في الزاوية اليمنى العليا ، حدد تفاصيل مؤسستك ، اكتب أدناه لمن توجه هذه الوثيقة ، على سبيل المثال ، المدير العام لشركة Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
الخطوة 2
تقوم العديد من المنظمات بتسجيل الرسائل الواردة / الصادرة في السجلات ، لذلك يُنصح بتدوين الرقم التسلسلي للمراسلات وتاريخ التجميع. اترك أيضًا سطرًا فارغًا لنفس تفاصيل المرسل إليه.
الخطوه 3
بعد ذلك ، في الوسط ، حدد العنوان ، أي موضوع الرسالة ، على سبيل المثال ، حول زيادة أسعار الخدمات. بعد ذلك ، اكتب اسم أو منصب الشخص الذي تتقدم إليه ، على سبيل المثال ، عزيزي السيد إيفانوف. تذكر أنه لا يسمح بالاختصارات.
الخطوة 4
ثم اكتب الغرض من الرسالة ، على سبيل المثال ، "نعلمك أننا قد قرأنا قائمة الأسعار الخاصة بك ومستعدون للتعاون في المستقبل".
الخطوة الخامسة
ما يلي هو الجزء الرئيسي من الرسالة ، ولكنه ليس مطلوبًا. هنا يمكنك تحديد الشروط ، على سبيل المثال ، عند الموافقة على التعاون وغيرها من المعلومات.
الخطوة 6
يأتي بعد ذلك الجزء الأخير من خطاب التأكيد ، والذي يعتمد محتواه على درجة تعارفك مع المرسل إليه ، ويمكن أن تكون هذه عبارات: "مع خالص التقدير …" ، "مع خالص التقدير لك …" أو "مع أطيب التمنيات… ".
الخطوة 7
يمكن وضع المرفقات على خطاب التأكيد ، على سبيل المثال ، الرسوم البيانية ، وأي حسابات. يتم ذلك من أجل عدم ازدحام الرسالة بمعلومات غير ضرورية وبالتالي يسهل قراءتها. في النص ، ما عليك سوى الرجوع إلى هذه المصادر.
الخطوة 8
في نهاية الرسالة ، يجب على الرئيس وضع توقيع وختم المنظمة. أرسل خطاب عملك بالبريد أو سلمه شخصيًا. يستخدم بعض الأشخاص البريد الإلكتروني لهذا الغرض ، مما يوفر الوقت بشكل كبير.
