يتم عمل مقتطف من دفتر العمل من قبل موظف في خدمة شؤون الموظفين بالمنظمة على أساس طلب مكتوب من الموظف في غضون ثلاثة أيام عمل. هذا الحكم منصوص عليه في الفن. 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، وكذلك البند 7 من قواعد الاحتفاظ بدفاتر العمل وتخزينها ، وصنع أشكال من دفاتر العمل وتزويد أصحاب العمل بها ، والتي وافقت عليها حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 04.16.2003 No. 225 "في كتب العمل".
يتم وضع المقتطف على ترويسة المنظمة ، إذا كان هناك واحد ، ويجب أن يكون مصدقًا على توقيع الرئيس ، وكذلك ختم المنظمة. يجب أن يحتوي المقتطف على المعلومات الموضحة في صفحة العنوان ، وكذلك في أقسام "معلومات حول العمل" و "معلومات حول الجائزة". يتم توفير مقتطف من كتاب العمل للموظف مجانًا.
عند التصديق على مطابقة المقتطف مع أصل كتاب العمل ، تحت "التوقيع" المطلوب ، يتم تدوين نقش الشهادة ، والذي يتكون من العناصر التالية: النقش "صحيح" ؛ منصب الشخص المُصدق ؛ التوقيع الشخصي للشخص المعتمد ؛ فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب) ؛ تاريخ التأكيد. قد تستخدم المنظمة ختمًا مصنوعًا خصيصًا مع النص "صحيح. مفتش الموارد البشرية _ "أو نص آخر مشابه. ولكن حتى في حالة وجود ختم ، يجب أن يتم لصق توقيع المصدق باليد. يعد ختم وتوقيع المسؤول المفوض دليلاً على صحة المستخرج من دفتر العمل. يحتوي البيان أيضًا على تاريخ الإصدار مع ملاحظة أن المستند الأصلي موجود في المؤسسة أو المؤسسة المحددة.
