ينظم السكرتير ويوزع ويضمن أنشطة الرئيس. بادئ ذي بدء ، فهو مساعد في مختلف القضايا التنظيمية. يتطلب مثل هذا العمل التبديل السريع من نوع عمل إلى آخر.
يتحمل السكرتير الكثير من المسؤوليات ، لكنهم متحدون بهدف مشترك: تزويد المدير بأقصى قدر من المساعدة في عمله وتوفير الوقت. يحتاج السكرتير إلى العمل مع الوثائق ، والهاتف ، والفاكس ، واستلام المكالمات وتوزيعها ، والتواصل مع الزوار ، وتنظيم الاجتماعات ، والاجتماعات ، ورحلات العمل للإدارة.
واجبات السكرتير
في كثير من الأحيان في المنظمات الصغيرة ، يتم تكليف السكرتير أيضًا بوظائف كاتب. وتشمل صيانة وإدارة الأوراق الرسمية ، وإعداد الوثائق ، وتنظيم حركة المرور والأنشطة معها ، والمحاسبة والتخزين.
إذا لم يكن الحجم كبيرًا جدًا ، فهذه مسؤولية السكرتير. إذا كانت الأحجام كبيرة جدًا ، فسيتم تقديم وظيفة كاتب ، الأمر الذي يتطلب تعليمًا خاصًا. النشاط الرئيسي للسكرتير هو العمل مع المعدات والمستندات المكتبية. الحذر والدقة مطلوبان.
تصبح معرفة اللغات الأجنبية هي النقطة السائدة. عند تجميع السيرة الذاتية ، من الضروري الإشارة إلى مستوى الكفاءة فيها.
يجب ألا يختلف التعليم بالضرورة في تخصص معين. ومع ذلك ، فإن جوهر الشرط الذي لا غنى عنه ، يرتبط بالقدرة على تحليل البيانات ، وإيجاد نهج للناس.
في الصفات الشخصية ، ليس من الضروري ذكر الهدوء والتنظيم والتواصل الاجتماعي. السكرتير هو وجه الشركة. الموقف مسؤول تماما.
تشمل المسؤوليات توزيع المكالمات الهاتفية ، ومقابلة الزوار. من المقبول عمومًا اعتبار أعمال السكرتارية بمثابة المرحلة الأولى من السلم الوظيفي. ولكن لمثل هذه المنصة ، يلزم مستوى عالٍ من التعليم.
مظهر السكرتير هو بطاقة عمل الشركة. قد تقتصر المسؤوليات فقط على تقديم القهوة واستقبال المكالمات ، ولكن من المحتمل أن تتوسع في شكل صياغة الوثائق الهامة وتنظيم الترفيه للإدارة وعائلته.
لذلك ، من المهم الإشارة إلى الإنجازات في سيرتك الذاتية. يعد هذا أمرًا إلزاميًا حتى لو كان مكان العمل السابق هو منصب البريد السريع. يعطي تقرير الإنجاز لصاحب العمل المحتمل فهمًا بأن الباحث عن العمل جيد في تقييم عمله أو عملها في مكان العمل ومهارة تسليط الضوء على النقاط الرئيسية للتجربة.
نجاحات
دائمًا ما تكون الإنجازات إرشادية ، حيث إن الموظفين الاستباقيين والمنتجين يهم أي صاحب عمل. من الأفضل الإشارة إلى الإنجازات بمساعدة شخصيات أو حقائق محددة.
يكفي ذكر بعض النقاط الرئيسية ، لكنها نقاط مهمة ومهمة حقًا. سيسمح لك ذلك بتسليط الضوء على الشيء الرئيسي دون زيادة تحميل القسم بكمية هائلة من المعلومات. عند سرد الإنجازات الرئيسية ، يجب التأكيد على الفائدة أو المنفعة التي حصلت عليها الشركة.
على سبيل المثال ، بالإشارة إلى النجاح ، يمكنك إنهاء الجملة بعبارة تفيد بأن التنفيذ قد خفض تكاليف الشركة بنسبة معينة. من المهم أن تصف إنجازاتك بشكل صحيح. يجب ألا تحول سيرتك الذاتية إلى ما يشبه الوصف الوظيفي. حتى لو تم اعتبار هذه الوثيقة أساسًا لوصف التجربة ، فمن المنطقي التحقق بعناية من كل الصياغة.
أحيانًا يتم وصف النجاحات بضمير المتكلم. هذه الصياغة تتعارض قليلاً مع مفهوم السيرة الذاتية العامة. من الأفضل الامتناع عن استخدامها. أكثر ملاءمة ومبررة هي الخيارات "تم تنفيذها" ، "تم تنفيذ الاستراتيجية … التي قدمت …" وما إلى ذلك.
يمكنك الرجوع إلى أي من أهم نجاحاتك في خطاب الغلاف المرسل مع سيرتك الذاتية.بعد قراءة هذه الرسالة ، سيرغب صاحب العمل أو المدير بالتأكيد في التعرف على المستند المرفق.
أمثلة وتوصيات
يمكن أن تكون إنجازاتهم حتى في العمل الروتيني. من بينهم أكثرهم ربحًا:
- اجتياز عدة فحوصات بنجاح ؛
- تسريع تدفق المستندات في المؤسسة من خلال إدخال وتطوير قاعدة بيانات إلكترونية مع قسم البرمجة ؛
- تنظيم انتقال ناجح لشركة كبيرة من الإصدار 7.7 "1C: Enterprise" إلى الإصدار 8.3 ؛
- زيادة كفاءة قسم التخطيط من خلال إدخال أتمتة الحسابات ، والتي ضمنت تخفيض عدد موظفي الاقتصاديين بمقدار الضعف.
من المهم وصف ما تم تحقيقه بالفعل. لا ينبغي أن ينسب نجاح كبير المحاسبين إذا لم تكن مسؤولياته جزءًا من الوظائف المؤداة. وفي بعض الحالات ، عند تغيير نوع النشاط ، يصبح من الضروري تقريب الانتصارات من المهام الجديدة للنمو الوظيفي.
توضح الإنجازات المهنية المهام والأهداف التي تتحقق في سياق الأنشطة. يمكن أن تكون نتيجة لإظهار مجموعة الصفات اللازمة. بالنسبة للقائد ، هذا يعني الكثير.
لذلك ، من بين الخيارات الناجحة قد تظهر:
- تنسيق عمل كبار مديري الشركة ؛
- إعداد العقود والوثائق اللازمة للتوقيع ؛
- استقبال المكالمات مع توزيعها ؛
- إرسال واستلام وتسجيل المراسلات ؛
- لقاء وتنسيق الضيوف ؛
- المساعدة وتنظيم أحداث الشركات ؛
- دعم السفر
- الدعم الإداري للرأس.
- توفير كل ما هو ضروري للعمل بشكل كامل ؛
- تنسيق أنشطة التنظيف وخدمات البريد السريع ؛
- مقاومة الإجهاد وخالية من الصراع ، ومهارات اتصال ممتازة ؛
- مظهر أنيق وممتع.
- مهارات في استخدام المعدات المكتبية.
- القدرة على العمل مع المعلومات السرية ؛
- حيازة كمبيوتر شخصي ، MS Office Excel ، MS Office Word ، MS Office Power Point ، MS Office Access ، MS Outlook وبرامج كمبيوتر أخرى للعمل مع البريد الإلكتروني ، "Consultant Plus" ، Lotus على مستوى مستخدم متقدم.
تتضمن أمثلة السيرة الذاتية الناجحة تلك التي تحدد المسؤوليات وتؤديها. من المنطقي أيضًا إبلاغ صاحب العمل المحتمل بالأسباب التي أدت إلى عدم حدوث التوظيف الرسمي في وقت سابق.
أهمية الإشارة إلى الإنجازات
يمكن أن يكون البديل للإشارة الناجحة للصفات الضرورية في ضوء متطلبات مقدم الطلب كما يلي:
- تنظيم الحياة المكتبية: طلب الماء ، القهوة ، القرطاسية ، تنظيم إصلاح المعدات المكتبية ، التنظيف ؛
- ترجمة الوثائق ، بما في ذلك التقنية ؛
- العمل مع المعدات المكتبية ؛
- تقديم المشورة للعملاء بشأن خدمات الشركة ؛
- تنظيم اجتماعات لكبار الشخصيات ؛
- توفير بيئة عمل ممتعة ومريحة.
من المنطقي الإشارة إلى الأسباب الحقيقية كأسباب لترك مكان العمل السابق. على سبيل المثال ، العمل بدون تسجيل رسمي بموجب عقد عمل مدني. يجب إرفاق المستند المقابل.
يُسمح بالخيارات التالية: عند النظر في المقترحات ، لم تؤد أي أسباب موضوعية إلى التوظيف ؛
- البعد الكبير لمكان العمل المستقبلي عن مكان الإقامة (من غير المناسب الوصول إليه) ؛
- تناقض الواجبات المنصوص عليها في الإعلان ؛
- شروط دفع مبهمة ؛
- عدم الامتثال لـ TC ؛
- إعادة التدريب ، التفرغ ، الظروف الأسرية.
في قائمة المهارات والقدرات المهنية ، يشار إلى تلك التي تساهم في الإنجازات. يمكن أن يكون هذا الرد على المكالمات ، وتسجيلها مع إبلاغ المدير ، ووضع خطة عمل للرئيس ، وتنفيذ المهام ، وإعداد ملاحظات الخدمة ، والعمل مع أي مستندات.
من الجيد جدًا ذكر تجربة إصدار الأوامر للموظفين من المدير ومراقبة تنفيذها ، وإيجاد مقاولين للمهام الفردية ، وتزويد مكان عمل المدير بالوسائل اللازمة في شكل لوازم مكتبية ، ومعدات ، وتسهيل النظر الفوري في الطلبات والمقترحات من الموظفين ، والاحتفاظ بأرشيف للملفات والوثائق ، وضمان سلامتهم ، ونقلهم إلى الأرشيف ، وتنظيم رحلات عمل للرئيس ، وطلبات تذاكر الطيران والسكك الحديدية ، وحجز الفنادق.
يعد الإنجاز المهني في السيرة الذاتية جزءًا مهمًا منه. يجب ألا تهملها أبدًا عند كتابة سيرة ذاتية بنفسك وتأمل في ترك انطباع إيجابي لدى صاحب العمل. من خبرة العمل ، فإنهم يحددون مزاياهم بالفعل ، والمشاركة في المشاريع ، وتنفيذ أي مهام ، والتدريب المتقدم. يمكن تسليط الضوء على أي إنجازات في أي مجال من مجالات النشاط.
لا تخجل من مدح نفسك قليلاً. سيساعد هذا في جعل السيرة الذاتية ممتعة لصاحب العمل. عندها لن تجعلك الدعوة لإجراء مقابلة تنتظر.
