يسمح لك العمل المكتبي المنظم بشكل صحيح في مؤسسة أو مؤسسة بالحفاظ على المستندات بالترتيب والتحكم في حركتها في أي وقت. إذا كان نشاط شركتك مرتبطًا بإبرام العقود ، فاحتفظ بدفتر مناسب للمحاسبة. ستتيح المجلة المصممة جيدًا تسجيل تفاصيل المستندات وتسلسلها الزمني.
ضروري
- - مجلة لتسجيل الوثائق.
- - المواد المطلوب تسجيلها ؛
- - قلم حبر
- - قلم؛
- - مقص؛
- - مسطرة؛
- - ورق؛
- - الخيوط؛
- - إبرة
- - صمغ.
تعليمات
الخطوة 1
ابحث عن نموذج مناسب للاحتفاظ بسجل السجل. في الوقت نفسه ، ننطلق من الاحتياجات الملحة للمنظمة وخصائص العمل المكتبي. في الآونة الأخيرة ، أصبحت الأشكال الإلكترونية لمحاسبة الوثائق أكثر انتشارًا ، لكنها ليست ملائمة دائمًا عند تعريف المديرين بها. في أبسط الحالات ، يمكنك إعداد دفتر يومية للمحاسبة في دفتر ملاحظات قياسي كبير الحجم.
الخطوة 2
قم بترقيم صفحات المجلة بوضع أرقام متسلسلة في أسفل أو أعلى كل ورقة. قم بخياطة مجموعة الصفحات بالكامل بخيط قوي ، بحيث تتخطى النهايات الصفحة الأخيرة من المجلة. اكتب عدد الأوراق التي يحتويها الكتاب على قطعة صغيرة من الورق. ألصق هذه التسمية بالصفحة الأخيرة على التوالي ، مروراً بنهايات الخيط تحتها ، مربوطة في عقدة. عندما يجف الغراء ، ضع هنا ختم المستندات وتوقيع الشخص الذي أصدر المجلة.
الخطوه 3
ابدأ في تصميم صفحة العنوان الخاصة بك. اكتب اسم المجلة في مقدمة المجلة ، على سبيل المثال ، "مجلة العقد". قم بتضمين اسم المنظمة (الشركة) وتفاصيلها الرئيسية في الوصف. اترك سطرين لتواريخ البدء والانتهاء للمجلة. لا يمكن إدخال كل هذه المعلومات يدويًا ، ولكن يمكن طباعتها مسبقًا على طابعة ثم لصقها بدقة على غلاف المجلة.
الخطوة 4
قسّم صفحات العمل في المجلة إلى العديد من الأعمدة المطلوبة للحصول على وصف كامل للمستندات المراد تسجيلها. تأكد من توفير أعمدة للرقم التسلسلي ، وتاريخ استلام المستند ، وإبرام العقد ، وإصدار الأمر ، وما إلى ذلك. اترك عمودًا منفصلاً للحصول على وصف موجز لجوهر المستند ومحتواه الرئيسي. وفر أيضًا مكانًا لتوقيع الشخص الذي استلم المستند للتنفيذ.
الخطوة الخامسة
إذا لزم الأمر ، قم بتسجيل المجلة لدى المكتب (السكرتارية) ، مع تخصيص الرقم المناسب وتفاصيل أخرى لها. بعد إجراء التسجيل ، يمكن استخدام دفتر اليومية للغرض المقصود منه.
