تسجيل المستندات هو عملية يتم التعبير عنها في تحديد أوراق الاعتماد حول مستند معين عند إرسالها واستلامها وإنشائها. حاليًا ، يتم استخدام دفتر اليومية والبطاقة والأشكال الآلية لتسجيل المستندات.
التسجيل الداخلي للوثائق هو جزء لا يتجزأ من أنشطة أي دولة أو هيئة بلدية أو مؤسسة أو منظمة تجارية أو رجل أعمال فردي. في الممارسة العملية ، تتلخص هذه العملية في تحديد المعلومات الأساسية حول المستند بتنسيق خاص يتم استخدامه للتسجيل الداخلي.
في هذه الحالة ، لا تخضع المستندات الواردة والصادرة فقط للتسجيل الداخلي ، ولكن أيضًا الأوراق التي تم إنشاؤها في المؤسسة نفسها (على سبيل المثال ، العقود مع الأطراف المقابلة). غالبًا ما يتم تعيين مسؤوليات تسجيل المستندات إلى سكرتير أو كاتب ؛ في المؤسسات الكبيرة ، يتم إنشاء أقسام كاملة لتحسين هذه العملية.
ما هي أشكال التسجيل الداخلي للوثائق؟
لا يزال تسجيل دفتر اليومية هو الشكل الأكثر شيوعًا للتسجيل الداخلي للوثائق. في هذه الحالة ، يتم إدخال المعلومات حول المستندات في مجلة خاصة ، مقسمة إلى عدة أعمدة. تأكد من إدخال البيانات في تاريخ استلام المستند أو إرساله أو إنشائه ورقم تسجيله واسمه ووصفه المختصر.
النموذج البديل هو تسجيل بطاقة المستندات ، حيث يتم إدخال المعلومات حول كل مستند في بطاقة منفصلة ، ويتم الموافقة على قواعد الملء مسبقًا. أخيرًا ، يعتبر النموذج الأكثر تقدمًا هو التسجيل الآلي للوثائق ، مما يقلل من الأعمال الورقية.
ما هو الشكل الأكثر ملاءمة للمنظمة؟
يمكن استخدام نموذج دفتر اليومية للتسجيل الداخلي للوثائق بشكل فعال في المنظمات الصغيرة ، حيث يكون أحد المتخصصين مسؤولاً عن تنفيذ الإجراءات ذات الصلة. عيب هذا النموذج أنه لا يمكن للعديد من الموظفين العمل في وقت واحد على تسجيل المستندات ، لذلك فهو غير مناسب للشركات الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، في ظل وجود العديد من مجلات تسجيل المستندات (على سبيل المثال ، في أقسام مختلفة) ، غالبًا ما ينشأ الالتباس مع بيانات التسجيل الخاصة بهم.
يتم التغلب على هذه العيوب باستخدام نموذج بطاقة التسجيل الداخلي ، والذي يسمح لك بتسجيل المعلومات حول أي عدد من المستندات بسرعة وكفاءة. إذا كان هدف الشركة هو تقليل الأعمال الورقية ، فمن المستحسن استخدام نموذج التسجيل الداخلي الآلي ، والذي سيتطلب برنامجًا متخصصًا.
