تعد المستندات جزءًا لا يتجزأ من أي أعمال ورقية في مؤسسة أو مؤسسة ، بغض النظر عما إذا كانت خاصة أو عامة. تعبئة المستندات وفرزها وإرسالها وقبولها وما إلى ذلك. إذا كان هناك العديد من المستندات ، فمن الضروري ببساطة إنشاء سجل - لن يؤدي ذلك فقط إلى تبسيط عمل الكتبة والفئات الأخرى من العمال (الاقتصاديين والمحاسبين وما إلى ذلك) ، ولكن أيضًا موظفي المنظمات الأخرى ، إذا وافقوا على المستندات التي ترسلها.
تعليمات
الخطوة 1
اجمع المستندات اللازمة لفئة واحدة ، أي المستندات المتعلقة بنوع واحد (تأكيد تكاليف الإنتاج ، مستندات القبول / المبيعات ، إلخ). جمع الوثائق الإدارية بشكل منفصل: الأوامر والمراسيم والأوامر. قم بفرزها وفقًا للتأليف (أوامر رئيس المنظمة ، أوامر رؤساء الأقسام ، إلخ).
الخطوة 2
قم بإنشاء مجلدات لتخزين المستندات التي تم فرزها بالفعل وحفظ كل شيء بترتيب زمني. قم بعمل جرد لكل مجلد. أعطهم رقم جرد.
الخطوه 3
قم بإنشاء جدول بناءً على المستندات مع الحقول المناسبة ، وتقسيم الورقة إلى أعمدة وصفوف. قم بتوقيع الأعمدة وفقًا للغرض من المستند ووظائفه. في الوقت نفسه ، تذكر أن السجل يجب أن يحتوي على معلومات شاملة حول المستندات ، بحيث لا تضطر لسبب أو لآخر إلى فتح المستند نفسه مرارًا وتكرارًا ودراسته لسبب أو لآخر. لذلك ، على سبيل المثال ، يجب أن يحتوي سجل المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة على الأعمدة التالية: رقم المستند والاسم ومحتوى المستند والمبلغ والعلامة عند إرجاع المستند.
الخطوة 4
بدوره ، سجل وثائق المساهمين في JSC ، JSC ، إلخ. يجب أن تتضمن البيانات اللازمة لتحديد هوية جميع الأشخاص المسجلين في السجل ، وتحديد حقوقهم في الأسهم ، عند استلام الدخل من حصص الأشخاص المسجلين في السجل ، وجمع البيانات عن جميع مالكي الأسهم ، وكذلك معلومات عن استلامهم لجميع أنواع الإخطارات المتعلقة بالاجتماعات والمناسبات الأخرى.
الخطوة الخامسة
يجب أن تدرك أنه عند تجميع سجل للوثائق لراحتك ولسرعة البحث في المستقبل ، من الضروري الاحتفاظ بجميع السجلات بترتيب زمني.
الخطوة 6
فقط إذا تم تجميع سجل المستندات بشكل صحيح ، فلن تحتاج إلى قضاء وقت إضافي في البحث ، يمكنك العثور بسرعة وسهولة على الورقة التي تحتاجها ، وإرسال الطلب أو الإشعار المطلوب والقيام ببساطة بعملك بجودة عالية.
