في سياق النشاط الاقتصادي ، يبرم قادة الشركة العديد من العقود المختلفة مع الموردين والمشترين. لكي تتمكن من تتبع مدة هذه اللوائح ، تستخدم بعض المنظمات ما يسمى بسجلات العقود. بشكل عام ، يعني مفهوم "التسجيل" سجلًا معينًا لتسجيل المستندات الواردة والصادرة. كيف يتم إنشاء قاعدة البيانات هذه؟
تعليمات
الخطوة 1
أولاً ، عليك تحديد المعلومات التي تريد رؤيتها في السجل ، أي إبراز أهم المعايير بالنسبة لك. بعد ذلك ، في دفتر يوميات يمكن إجراؤه في Excel وباستخدام دفتر ملاحظات عادي (يفضل تنسيق A4) ، قم بإعداد جدول.
الخطوة 2
إذا توقفت عند الطريقة الثانية ، فقم أولاً برسم صفحة العنوان. اكتب عليها تفاصيل المنظمة ، أي INN و KPP و OKATO والعنوان القانوني ورئيس المنظمة. في الوسط ، اكتب "سجل العقود لـ (حدد المدة)".
الخطوه 3
بعد ذلك ، في الورقة التالية ، قم بعمل جدول يتكون من ستة أعمدة. في العمود الأول ، حدد رقم العقد المبرم مع الطرف المقابل ، في العمود الثاني - تاريخ الوثيقة القانونية التنظيمية ، وفي العمود الثالث - تاريخ انتهاء صلاحيته.
الخطوة 4
بعد ذلك ، حدد اسم الطرف المقابل والمقاول وموضوع العقد ، على سبيل المثال ، تطوير برامج المحاسبة. اختياريًا ، يمكنك تحديد مبلغ العقد ، وما إذا كانت هناك اتفاقية إضافية وشروط أخرى. كقاعدة عامة ، يتم إدخال العقود بترتيب زمني. بعد نهاية الفترة ، يُنصح بوميض المستند وترقيمه وتوقيعه مع رئيس المنظمة. بعد ذلك ، قم بتسليم السجل إلى الأرشيف.
الخطوة الخامسة
أيضًا ، لتجميع السجلات ، يمكنك استخدام برنامج مطور خصيصًا يسمى "سجل العقود". يسمح لك بتتبع المدفوعات بموجب العقود ، وتاريخ انتهاء صلاحية هذه المستندات ، وكذلك الاحتفاظ بسجلات للمبالغ المدفوعة. يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء قوائم ، والتي بعد انتهاء الفترة يمكنك طباعتها على الورق.
الخطوة 6
يمكنك التوقف عند الطريقة الثالثة ، أي باستخدام برنامج Excel. يمكن أن تحتوي الأعمدة في الجدول على محتوى تقريبي ، كما هو الحال عند استخدام الطريقة الأولى. في نهاية المدة يتم طباعة السجل وتسليمه لرئيس المحاسبين للتوقيع عليه.
