تعني كلمة ملف مجموعة من المواد والمستندات المتعلقة بحالة أو قضية أو شخص معين. غالبًا ما يُطلق على هذا المفهوم اسم المجلد نفسه بالمواد التي تم جمعها. في الأعمال التجارية الحديثة ، انتشرت الملفات إلى موظفيها أو المنظمات المنافسة. تساعد المعلومات التي تم جمعها في إدارة موظفي عملك أو التدخل في شؤون الشركاء أو المنافسين من أجل الترويج لشركتك الخاصة.
انه ضروري
برامج خاصة بالبحث عن البيانات وتخزينها
تعليمات
الخطوة 1
مجلدات من الورق المقوى "Case" مع المجلدات أصبحت شيئًا من الماضي. الملفات الحديثة هي نسخة إلكترونية لجمع وتخزين المعلومات الضرورية.
الخطوة 2
إذا كنت ترغب في تجميع ملف عن الموظف ، فخذ سيرة ذاتية منتظمة كأساس لتجميع ملف. يحتوي على جميع المعلومات الهامة والإضافية حول شخصية الموظف. الأقسام المعتادة في السيرة الذاتية هي: الاسم ، وتاريخ الميلاد ، والجنسية ، ومعلومات الاتصال ، والحالة الاجتماعية ، ومكان الإقامة ، والتعليم ، والشخصية والقدرات ، والخبرة العملية ، ومستوى إتقان اللغة الأجنبية.
الخطوه 3
المعلومات الإضافية هي نوع من المواد المساومة على الموظف - الاتصالات الشخصية ، والصفات الضعيفة ، والهوايات ، والمستندات من السلطات الضريبية ، والمطبوعات من المحادثات الهاتفية ، إلخ. هذه المعلومات غير موضوعية لأنها جمعت من قبل شخص معين.
الخطوة 4
إذا كنت ترغب في تجميع ملف عن شركة تكون شريكك أو منافس لك ، فاستخدم برامج كمبيوتر خاصة للعمل مع DBMS ، مع أنظمة إدارة للمشاريع الضرورية أو CIS. إنها متوفرة مجانًا على الإنترنت: تحتاج إلى تنزيلها وتثبيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة الخامسة
استخدم البرامج التي تقوم بفهرسة المعلومات الموجودة على كمبيوتر المستخدم وعلى الشبكات المحلية. Google Desktop و Yandex Desktop هما برنامجان يعثران على البيانات التي تحتاجها بسرعة وبدقة. إن استخدام هذه البرامج بالحبر الأحمر للمعلومات ضعيف ، وبالتالي يتطلب تدخلاً بشريًا.
الخطوة 6
أعط الاسم للمجلد الذي يحتوي على رقم التعريف الضريبي للمؤسسة: في هذه الحالة ، يمكنك استخدام برنامج البحث السريع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك شراء MS Access أو Cronos Plus أو CROS ، وهو برنامج تم تطويره بالفعل لإدارة العلاقات مع الشركاء والمنافسين. عادةً ما تكون الإصدارات المدفوعة (المرخصة) متاحة فقط للمؤسسات الكبيرة.
الخطوة 7
قسّم الملف إلى عدة أجزاء: وصف موجز للشركة يشير إلى الاتجاهات العامة للنشاط ، واستنتاجات من بيانات تحليل الأنشطة ، وتوصيات للعمل مع مقترحات المتخصص. سيحتوي الجزء الأخير (الملحق) على نسخ كاملة لجميع المواد.
