في عملية العمل وإعداد الوثائق ، يتم تعيين دور مهم لموافقتها ، والذي يمكن أن يكون داخليًا ، حيث يتم اعتماد المستندات من قبل إدارات المنظمة نفسها أو الخارجية ، المرتبطة بالموافقة على المستندات من قبل المؤسسات الأخرى. تعطي الوثيقة المتفق عليها بشكل صحيح من الناحية القانونية الحق في اتخاذ الإجراءات المنصوص عليها في القوانين والمعايير والقواعد. المستندات التي اجتازت إجراءات الموافقة مختومة أو مختومة.
تعليمات
الخطوة 1
العمل كموظف في مؤسسة ، تشمل مسؤولياتها الموافقة الداخلية والخارجية للوثائق ، من الضروري الحصول على معلومات واضحة حول إدارات الشركة المسؤولة عن موافقتها.
الخطوة 2
قم بعمل قائمة بالمستندات التي ستحتاج إلى الموافقة عليها خلال فترة العمل بأكملها. كن واضحًا بشأن الأقسام المسؤولة عن المصادقة عليها. قم بإعداد جدول يوضح أنواع المستندات الخاضعة للموافقة الإلزامية ، والإدارات المسؤولة عن تنفيذ هذا العمل ، والوظائف ، والألقاب ، والأسماء ، وأسماء الموظفين ، وهواتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني.
الخطوه 3
حدد الوثيقة التي تحتاج إلى الموافقة. ضع خطة تشير إلى الترتيب الذي تتصل به بالإدارات في مؤسستك. تعرف على المواعيد النهائية لإكمال العمل من خلال التحدث مع كل موظف من جميع أقسام الشركة المسؤولة عن التصديق على المستند.
الخطوة 4
انتبه جيدًا لشروط الموافقة على المستند ، واستجب سريعًا لأي تغييرات تم إجراؤها عليها من قبل موظف القسم. إذا كانت لديك أي شكوك حول التعديلات التي تم إجراؤها على المستند ، فتأكد من استشارة المتخصصين في المنظمة ، مع توضيح جميع الفروق الدقيقة. سيساعد هذا في تقليل وقت الموافقة في المستقبل وسيسمح لك بإعداد المستند بشكل قانوني بشكل صحيح.
الخطوة الخامسة
في كل قسم من أقسام المنظمة ، بعد اجتياز إجراءات الموافقة ، يتم وضع تأشيرة على المستند. يمكن أن يكون ختم قسم أو ختم "معتمد" مع الإشارة إلى منصب الموظف واسمه وتوقيعه. تأكد من أن كل موظف مسؤول عن الموافقة على الوثيقة يوقع عليها بشكل صحيح. خلاف ذلك ، لن يتم التوقيع عليها من قبل رئيس المنظمة.
الخطوة 6
الرابط الأخير لتأييد المستند هو رئيس المؤسسة. لا تعتبر الوثيقة متفق عليها قانونيًا إلا إذا تم التوقيع عليها من قبل الإدارة أو موظفي جميع الأقسام أو ختم أو ختم المؤسسة
الخطوة 7
عندما يتطلب التنسيق الخارجي للوثائق الموافقة عليها من قبل مؤسسات مختلفة ، تحقق من قائمة المنظمات التي يتعين عليك التقدم إليها. تعرف على معلومات مفصلة حول الإدارات وموظفيها المشاركين في التنسيق. اتصل بهم أو أرسل بريدًا إلكترونيًا مع تحديد قائمة المستندات المطلوبة. اتفق على موعد الاجتماع.
الخطوة 8
قم بإعداد قائمة بالمسائل المتعلقة بوقت الموافقة وإجراءات إجراء التغييرات لموظف المؤسسة المعني بالموافقة الخارجية على المستندات. قدم بيانًا رسميًا في النموذج المحدد ، مع الإشارة إلى قائمة المستندات التي سيتم الاتفاق عليها. ضبط توقيت اعتماد المستندات وصحة تنفيذها.
