المستندات التي تدخل المنظمة تخضع للمحاسبة. عادةً ما يكون تسجيل الرسائل الواردة هو مهمة المكتب ، ولكن في الفرق الصغيرة غالبًا ما يتم إسناد هذه المسؤولية إلى السكرتير. يتم وصف طريقة معالجة المراسلات ، كقاعدة عامة ، بالتفصيل في التعليمات الداخلية لعمل المكتب. إذا لم يكن موجودًا ، عند معالجة المستندات الجديدة ، فأنت بحاجة إلى الالتزام بترتيب معين من الإجراءات.
ضروري
- - مجلة تسجيل المراسلات الواردة.
- - ختم "خطاب وارد".
تعليمات
الخطوة 1
قبول وفرز المراسلات الواردة. يجب فتح جميع الرسائل ، باستثناء تلك التي تحمل علامة خاصة ، على سبيل المثال ، "شخصيًا للمدير" أو "سري" ، وما إلى ذلك. لا تتسرع في التخلص من الظرف ، تحقق أولاً مما إذا كان عنوان المرسل موضحًا في النص. التسجيل لا يتطلب مستندات محاسبية (فواتير ، فواتير) ، تهنئة ، مواد دعائية.
الخطوة 2
أدخل معلومات حول الرسائل المستلمة في سجل المراسلات الواردة. يمكن أن تكون إلكترونية أو تقليدية (ورقية). عند تعبئة النماذج الإلكترونية ، اتبع توصيات مطوري البرنامج. تسهل أنظمة الكمبيوتر العمل الكتابي ، وتساعد في العثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها. ومع ذلك ، فإن التوحيد مهم فيها ، والالتزام الصارم بقواعد إدخال المعلومات ، وإلا فقد تضيع الوثيقة في قاعدة البيانات.
الخطوه 3
اشترِ دفترًا تقليديًا من المطبعة أو رتبه بنفسك في دفتر ملاحظات بحجم A4. الشرط الرئيسي لذلك هو سهولة البحث والوضوح ودقة الملء. من الملائم الاحتفاظ بدفتر يوميات على شكل جدول به الأعمدة التالية: 1. تاريخ التسجيل. النظر في الرسائل الواردة في يوم الاستلام وفي المساء إرسالها إلى المدير للنظر فيها ، ما لم تكن المنظمة قد اعتمدت إجراءً مختلفًا ؛ رقم التسجيل. تتكون سمة المستند هذه من رقم حالة الملف "المستندات الواردة" (وفقًا للتسمية المعتمدة لشؤون المنظمة) والرقم التسلسلي (من بداية السنة التقويمية) للخطاب المستلم. على سبيل المثال ، "No. 01-12-273" ، حيث 01-12 هو رقم تسمية الحالة ، 273 هو الرقم الفريد للحرف. يتم تسجيل جميع المراسلات المستلمة مرة واحدة ، بغض النظر عن عدد النسخ التي تم استلامها لاحقًا ، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية ؛ 3. مؤلف الخطاب (مؤسسة ، فرد) ، على سبيل المثال ، "Vstrecha LLC" أو "Regional Administration ، نائب الرئيس V. S. Sidorov" ، إلخ. 4. موضوع الوثيقة. يمكنك ملء هذا العمود بمعلومات من عنوان الرسالة أو صياغة الفكرة الرئيسية بإيجاز بعد قراءتها. اكتب بطريقة تجعلك لاحقًا تتذكر بسهولة المستند المعني وشرحها لزملائك. على سبيل المثال ، "عند إبرام عقد لخدمات النقل" أو "بشأن توفير المعلومات عن ضريبة الدخل قبل 12.12.2011" ، إلخ ؛ 5. المنفذ. املأ المربع بعد استلام تأشيرة المدير. أدخل اسم الشخص الذي سيقوم بإعداد الرد. لاحظ تاريخ الاستحقاق هنا. قم بتمييز أو تحديد تاريخ الرد على الرسالة العاجلة.6. تلاحظ. هنا يمكنك تدوين ملاحظات حول تنفيذ أمر المدير ، أو الإشارة إلى وجود مرفقات مهمة بالرسالة ، أو تحديد عدد النسخ التي يمتلكها الموظفون في العمل.
الخطوة 4
أكمل الجدول كما تراه مناسبًا. على سبيل المثال ، خوفًا على سلامة المستندات ، حدد المربع لتوقيع المقاول عند استلام الخطاب. ومع ذلك ، لا تفرط في تحميل المجلة ونفسك بإدخالات مطولة بشكل مفرط. يحتوي المستند على جميع المعلومات الضرورية ، ونماذج التسجيل تساعد فقط في تتبع مرحلة العمل فيه.
الخطوة الخامسة
ضع ختمًا خاصًا على جميع الرسائل يشير إلى نوع المراسلات - "الواردة". يجب أن تكون النسخة المطبوعة في الركن الأيمن السفلي من الصفحة الأولى من المستند. تأكد من أن الطباعة لا تتداخل مع النص. أدخل الرقم التسلسلي وتاريخ الاستلام في سطر الطباعة يدويًا.
