بالنسبة للموظف المبتدئ ، يمكن أن يكون تصميم المراسلات الواردة بمثابة اختبار للقوة. ومع ذلك ، بمجرد تقسيم العملية إلى خطوات بسيطة ومفهومة ، تصبح جزءًا غير واضح من يوم العمل.
تعليمات
الخطوة 1
يجب تسجيل جميع المستندات التي تتلقاها المنظمة في نفس اليوم ، بغض النظر عن كيفية وصولها إلى هناك (عن طريق البريد الإلكتروني ، أو البريد السريع ، أو الفاكس ، وما إلى ذلك). يجب طباعة رسائل البريد الإلكتروني ، وتسجيل الرسائل الهاتفية.
الخطوة 2
يشير العمود رقم 1 من المجلة إلى تاريخ استلام كل مستند. العمود رقم 2 - رقم تسجيله. يتم تعيين الرقم بترتيب الاستلام ، حيث تبدأ كل سنة تقويمية بواحد. ثم يتم فحص كل مستند تم تسليمه: ما إذا تم تسليمه بشكل صحيح ، وما إذا كانت الحزمة سليمة. إذا لم يتم وضع علامة "شخصيًا" عليه ، يتم فتح المغلف أو الحقيبة ويتم فحص المحتويات. إذا كان هناك جرد ، فإنهم يتحققون منه. إذا كانت بعض المستندات المحددة مفقودة ، فأنت بحاجة إلى وضع قانون مناسب ، ووضع ملاحظة في مجلة المراسلات الواردة في قسم "الملاحظات". عدد الأوراق مع المرفقات مبين في العمود رقم 3.
الخطوه 3
يتم إدخال نوع المراسلات في العمود رقم 4. يمكن أن يكون هذا طلبًا ، أو تقرير تسوية ، أو خطابًا ، أو شهادة ، أو برقية ، أو إشعارًا ، وما إلى ذلك ، ويشير العمودان التاليان إلى المرسل والرقم الصادر للخطاب.
الخطوة 4
يجب الإشارة إلى ملخص الشحنة في العمود رقم 7. على سبيل المثال ، "بشأن توفير شهادة لديون AA Ivanov. بنك "أو" طلب إعادة حساب رواتب VV Sidorova ".
الخطوة الخامسة
ثم يتم تسليم المراسلات إلى المرسل إليهم ، وبعد استلام القرار ، يتم إدخالها في العمود رقم 8 ، مع الإشارة إلى الوثيقتين التاليتين والموعد النهائي لتنفيذ المستند. تشير الملاحظات إلى أن المستند قد تم تنفيذه ومكان حفظه.
