في بعض الأحيان ، يسأل الأشخاص الذين يستخدمون الخطابات للاتصال التجاري أنفسهم عما إذا كان من الممكن التأثير على قرار المرسل إليه بأي شكل من الأشكال. يعتقد بعض الناس أن هذا مستحيل ؛ يجيب الآخرون على السؤال بالإيجاب. من على حق؟ المراسلات التجارية مهمة حساسة للغاية. بعد ملء الخطاب ، يجب عليك إظهار الاحترام للمرسل إليه ، وأن تكون على صواب وغير مزعج! يمكنك التأثير على أي شخص من خلال الورق ، ولكن لهذا عليك اتباع بعض القواعد.
إقامة اتصال نفسي
الاتصال النفسي في المراسلات التجارية مهم للغاية ، لأنه في غيابه يكاد يكون التعاون مستحيلاً. تأكد من مخاطبة المرسل إليه باستخدام كلمة "عزيزي". لا تختصر الكلمات في رأس الصفحة أبدًا. أي ، إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، يمكنك التقدم على النحو التالي "Dear Mr. Petrov" ، وليس "Uv. السيد بيتروف ".
إذا كنت قد قابلت شخصًا سابقًا وتحدثت عن بعض الموضوعات المتعلقة بعملك ، فتأكد من استخدام هذه الحقيقة في المقدمة. إذا لم تكن على دراية بالمرسل إليه ، فاستفسر عن شركته.
مثال على مقدمة.
1. عزيزي بيتر بتروفيتش! في اجتماع عمل عُقد في مطعم Angara في 12 أكتوبر من هذا العام ، ناقشنا موضوع الاستثمار في الأعمال الصغيرة.
2. عزيزي السيد بيتروف! علمنا أن شركتك رائدة في منطقة إيركوتسك في إنتاج المناشير الشريطية. تعمل شركتنا في إنتاج المناشر. نود التعاون معكم في المستقبل.
إذا علمت أن رئيس المنظمة قلق للغاية بشأن سمعته ويبحث عن شركاء ، فيمكنك أن تطلب منه النصيحة. سيوافق مثل هذا الشخص بكل سرور على المساعدة ، لأنه يمكنك التأثير على سمعة الشركة. من المريح جدًا التعاون مع مثل هذه المنظمة ، لأن المدير سيحاول الوفاء بجميع شروط العقد ، حتى لا يربح مراجعات سلبية.
البحث عن الحجج والحقائق
لإقناع العميل بأنك على حق ، يجب أن تجد الحجج. إنها متوسطة وقوية وأقوى. ينصح علماء النفس بالالتزام بالتسلسل التالي عند كتابة حرف: قوي - متوسط - أقوى.
تتضمن الأقوى الحجج التالية:
- سيتضمن العرض أحدث التطورات في معدات إنتاج المناشير الشريطية.
- سيكون سعر المعدات المعروضة أقل بنسبة 30٪ من سعر السوق.
متوسط الحقائق تشمل:
- ستتاح للمشاركين في العرض التقديمي الفرصة لرؤية المعدات الجديدة قيد التشغيل ، وكذلك الحصول على المشورة بشأن تشغيل الأجهزة.
- ستتم زيادة ضمان المعدات المعروضة لمدة عامين.
تتضمن الأقوى الحجج التالية:
- في نهاية العرض ، سيتم إجراء عرض ترويجي ، سيتمكن المشاركون فيه من الحصول على عرض ثانٍ مجانًا تمامًا عند شراء المعدات.
إيجاد مشكلة المرسل إليه
قبل اقتراح شيء ما ، حاول أن تجد سببًا قد يدفع القارئ إلى استخدام خدماتك أو شراء منتج منك. على سبيل المثال ، تقدم خدمة الشحن. دراسة عمل المرسل إليه بعناية ، وتحديد عدم رضاه. للقيام بذلك ، يمكنك إرسال "جاسوس". يمكنك أيضًا معرفة الشركة التي يستخدمها. ثم ابحث عن الجوانب السلبية للمؤسسة التي تقوم بعملية النقل بالشاحنات. حاول تحديد المشكلة التي قد تظهر أثناء العمل مع طرف ثالث.
إذا كنت تقدم معدات أفضل من تلك التي يستخدمها المرسل إليه ، فتأكد من الكتابة عنها في الخطاب ، مشيرًا إلى حقيقة أنه مع أجهزتك سيزداد حجم الإنتاج بشكل كبير.
صياغة الأفكار
حاول صياغة أفكارك بشكل صحيح. على سبيل المثال ، ينصح علماء النفس بعدم استخدام الجسيم "لا" و "ولا" في المراسلات التجارية.
مثال.
عبارة غير صحيحة: يوم 12 أكتوبر لن يضرك أن تزور معرضنا.
العبارة الصحيحة: في 12 أكتوبر سنكون سعداء برؤيتك في معرضنا.
تصميم الرسالة
يعتمد موقف المرسل إليه من شركتك على تصميم المراسلات الصادرة. تتضمن المراسلات التجارية استخدام ترويسة الشركة. لا يجب أن تجرب الخط والحجم ، فمن الأفضل أن تختار المعايير ، أي ، خط Times New Roman وحجم 12. على الرغم من أنها تافهات ، ولكن على المستوى النفسي ، لها تأثير كبير على الشخص!
