كل يوم في أي مؤسسة - في مؤسسة حكومية ، في مؤسسة كبيرة أو صغيرة ، في رائد أعمال فردي - هناك حاجة للمصادقة على الحقائق التي تتطلب الطباعة. في أغلب الأحيان ، ترتبط هذه الحقائق بالمال أو تأكيد تواقيع المسؤولين (أصالتهم) على وثائق مختلفة. في الوقت نفسه ، هناك مستندات لا يلزم ختم طابع عليها.
يجب أن يكون لكل كيان قانوني ختم. هذه القاعدة منصوص عليها في القانون. يجب أن تستخدم LLC و CJSC و OJSC وغيرها من المنظمات ختمًا دائريًا ، يتضمن بصمة اسم الشركة الكامل للمؤسسة باللغة الروسية ورابطًا إلى مكان موقعها الإقليمي. يمكن أيضًا الإشارة إلى اسم الشركة بلغة أجنبية ، وتظهر بصمة الختم في قائمة تفاصيل المستند ، وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "(تم اعتماده في 03.03.2003). في الوقت نفسه ، لا يتم تضمين الختم ، على سبيل المثال ، في قائمة التفاصيل الإلزامية لعدد من مستندات المحاسبة الأساسية ، باستثناء الأوراق المصرفية ، والإيصالات النقدية ، ووثائق الشحن ، وما إلى ذلك. الختم ، إذا كان منصوصًا عليه في العقد نفسه.شرط أو إذا تم الإشارة إلى حرفين "MP" ("مكان الختم") في النموذج. الأمر نفسه ينطبق على الأعمال المنجزة (الخدمات). يتم توفير استخدام الختم أيضًا على التوكيل الرسمي الذي تمنحه المنظمة للموظف (هذا المنصب محدد في القانون المدني للاتحاد الروسي - البند 5 من المادة 185). ختم في بعض أشكال البيانات المالية (أحكام أوامر وزارة المالية الروسية بتاريخ 22.07.2003 N 67n و 02.07.2010 N 66n) ، ومع ذلك ، وفقًا لأوامر وزارة المالية الروسية بتاريخ 15.10.2009 N 104n ومن 05.05.2008 N 54n ، يجب ختم نماذج الإقرارات الضريبية (لضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل وغيرها). يتم توفير شهادة إلزامية مع ختم المنظمة لأهم وثائق الموظفين: الصفحة الأولى من كتاب العمل ، وشهادة السفر (نموذج رقم T-10) ، ووثيقة قبول العمل بموجب عقد عمل محدد المدة (نموذج رقم T-73). في قانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 57) ، لا يتم توضيح شرط ختم عقد العمل ، ولكن في الممارسة العملية ، يتم عادة وضع الختم. نظرًا لوجود العديد من المستندات التي لا يوجد لها قرار لا لبس فيه بشأن وجود أو عدم وجود الختم ، يجب على المنظمة تطوير نظامها الخاص (الموقف ، التعليمات) ، حيث من الضروري تسجيل قائمة المستندات التي تتطلب شهادة بواسطة الختم. يتم سرد قائمة تقريبية بها في نظام الدولة لإدارة الوثائق - 1988 ، 1991. قد تكون الخيارات على النحو التالي: - الأعمال (العمل المنجز ، والخبرة ، والشطب ، وقبول الأشياء ، وما إلى ذلك) ؛ - معدلات الاستهلاك (على سبيل المثال ، بالنسبة للمعادن الثمينة) ؛ - عينات من طبعات الأختام ، وكذلك عينات من توقيعات الموظفين الذين مُنحوا الحق في تنفيذ العمليات المالية والاقتصادية ؛ - خطابات الضمان ؛ - المراسلات مع إدارة وهياكل الهيئات الحكومية المختلفة (على سبيل المثال ، مع خدمة الضرائب ، والأموال من خارج الميزانية ، وما إلى ذلك. لا يمكن عمل الختم واحدًا ، ولكن عدة هيئات (بعد أن وثقت هذه الحقيقة) - لكل قسم منفصل من المنظمة. سيكون لكل ختم غرضه الخاص - للبطاقات ، والمستندات ، والفواتير. يجب وضع الختم الموجود على المستند في مكان الورقة حيث توجد الدعامة "MP" ("مكان الختم"). إذا لم يكن موجودًا ، يتم لصق الختم بحيث تتداخل البصمة مع جزء من الكلمة - تعيين منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند. في هذه الحالة ، يجب أن يكون التوقيع مميزًا بوضوح ، مثل جميع المعلومات من بصمة الختم.
