يتم إعداد المستندات المصاحبة لتأكيد إرسال عدد المستندات والبضائع وقيم المواد الأخرى المشار إليها فيها. أيضًا ، قد تحتوي المستندات المصاحبة المتعلقة بنقل البضائع على معلومات أخرى.
خطاب الإحالة
دائمًا ما تكون المستندات الرسمية المرسلة مصحوبة بخطاب تغطية. يحتوي على تفاصيل المرسل والمرسل إليه ووصف للمستندات والمواد التي سيتم إرسالها. يُنصح أيضًا بتدوين عدد الأوراق التي يتكون منها المستند المرسل. يتم وضع خطاب الغلاف كمستند منفصل على ورقتين ، إحداهما تبقى مع المرسل. في المنظمات ، يتم ختم الرقم والتاريخ الصادر على خطابات الغلاف. هذه التدابير ضرورية لضمان استلام المرسل إليه جميع المستندات بأمان تام. إنه أيضًا ، إلى حد ما ، تأمين المرسل.
المستندات المصاحبة لنقل البضائع
عند إجراء النقل ، تُستخدم مستندات الشحن كوثائق مصاحبة ، بالإضافة إلى عقد نقل مكتوب. يتم تقديمها في شكل بوليصة شحن للسكك الحديدية للنقل بالسكك الحديدية ، ووثيقة شحن للنقل الجوي ، ووثيقة شحن للنقل البري ، وبوليصة شحن للنقل البحري.
يتم إدخال المعلومات الضرورية عن الشحنة (اسمها ، وكميتها ، وطريقة تحديد الوزن ، وما إلى ذلك) ، والمرسل ، والمرسل إليه ، ومسافة النقل ، وقيمتها في بوليصة الشحن. إنها الوثيقة الأساسية للنقل وتحدد العلاقة بين المرسل والناقل والمرسل إليه.
كما أن سند الشحن هو ضمان يؤكد حق حامله في التخلص من البضائع المحددة في بوليصة الشحن واستلام البضائع بعد نقلها. على أساس مستند الشحن ، يقوم الناقل بوضع بوليصة الشحن ، والتي يشير فيها المرسل إلى اسم المرسل والمتلقي ، والمعلومات الضرورية حول الشحنة المشحونة ، وكمية النقل (الشحن). بسبب عدم دقة المعلومات وجميع العواقب المرتبطة بها ، يكون مرسل البضاعة مسؤولاً أمام الناقل.
تؤكد بوليصة الشحن قبول البضائع للنقل وترافقها في جميع أنحاء الطريق. علاوة على ذلك ، يتم نقلها مع البضائع من قبل الناقل إلى المستلم.
يتم تحرير بوليصة الشحن في جميع أنواع النقل ، باستثناء السكك الحديدية ، من ثلاث نسخ أو أكثر بحيث يكون لكل طرف نسخة من بوليصة الشحن في حالة المنازعات.
يجب على مرسل البضاعة تزويد الناقل ، بالإضافة إلى بوليصة الشحن ، أيضًا بجميع المستندات المطلوبة للقواعد الصحية والجمركية والحجر الصحي وغيرها من القواعد.
