يعد العمل المكتبي جزءًا مهمًا من أنشطة أي مؤسسة ، مما يسمح لك بالاحتفاظ بسجلات لجميع المستندات الإدارية والتجارية. يوجد موظف أو وحدة كاملة ، تشمل مهامها العمل المكتبي ، في كل مؤسسة ، بغض النظر عن شكل ملكيتها. العمل المكتبي الذي يتم تسليمه بكفاءة هو ضمان للعمل المنسق بشكل جيد للمؤسسة بأكملها واستجابتها السريعة للتغيرات في ظروف العمل والسوق.
ما هو العمل المكتبي؟
عاجلاً أم آجلاً ، بعد بدء الأنشطة ، تواجه أي مؤسسة الحاجة إلى تنظيم العمل بالوثائق ، وهي أداة الإدارة الأساسية ، حيث يتم تنفيذ نقل المبادئ التوجيهية ، ويتم إبلاغ قرارات الإدارة بمساعدتهم لفنان معين. تم تصميم نظام العمل المكتبي في المؤسسة لضمان توحيد الوثائق وتوحيدها ، وتنظيم المحاسبة والتخزين من أجل تسهيل العمل مع مستندات العمل. تشمل وظائف نظام العمل المكتبي ما يلي:
- تنظيم كفء لسير العمل ، مما يضمن النقل السريع للوثائق على طول أقصر طريق بأقل استهلاك للوقت ، مما يسمح لك بالتحكم في مرور أي مستند وتنفيذه في الوقت المناسب ؛
- نظام آلي للتسجيل والمحاسبة لجميع الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ؛
- أرشفة الوثائق ، مما يسمح بتنظيمها وفقًا لمعايير رسمية وتشكيلها في حالات ؛
- إنشاء تصنيف للحالات - نظام رموز وفقًا لقوائم رؤوس الحالات ، مما يسهل تنظيمها وتحديد فترات تخزين المحفوظات التي تحددها اللوائح التشريعية أو اللوائح الصناعية.
إذا تم تنفيذ جميع وظائف العمل هذه مع تدفق المستندات في المؤسسة ، فيمكننا القول إن نظام عمل المكتب قد تم تصحيحه ويعمل على النحو المطلوب.
الجوانب التنظيمية والقانونية
أي مستند يحتوي على تفاصيل المشروع يعتبر ورقة عمل ، وبالتالي ، يتم تحديد العواقب القانونية لذلك ، أي يمكن تقديم هذا المستند بالفعل في المحكمة عند حل النزاعات والتناقضات التي نشأت. لذلك ، يجب أن يتم تنفيذ العمل المكتبي على أساس المستندات التنظيمية - تعليمات تم تطويرها خصيصًا ، والتحقق منها بواسطة الخدمة القانونية والموافقة عليها من قبل رئيس المؤسسة. هذه التعليمات ليست مجرد دليل ، ولكنها أيضًا وثيقة إلزامية للتنفيذ ، لذلك يجب أن يكون جميع الأشخاص المهتمين على دراية بها ضد التوقيع.
يجب أن تكون نماذج المستندات ، التي بموجبها تنفذ المؤسسة أنشطتها ، موحدة. يتم تحديد تكوين التفاصيل التي يجب الإشارة إليها في النماذج وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ". يحدد نفس المعيار أيضًا متطلبات تصميم الأعمال والوثائق الإدارية.
