يعد العمل المكتبي المنظم بشكل صحيح أحد مكونات العمل الناجح لأي مؤسسة (حتى الصغيرة). في الواقع ، يعتمد الانطباع الأول لشركاء الأعمال على كيفية إعداد المستندات الرئيسية (الطلبات والتعليمات والخطابات وما إلى ذلك). من المهم أيضًا مدى سرعة مرور تدفقات الوثائق الواردة والصادرة والداخلية.
تعليمات
الخطوة 1
يجب أن يكون موظف معين مسؤولاً عن سير العمل في المؤسسة. إذا لم يكن المشروع كبيرًا جدًا ، فهو سكرتير وسكرتير مساعد. إذا كانت المنظمة تضم أكثر من قسم فرعي واحد (خاصة إذا كان لديهم مواقع إقليمية مختلفة) ، يتم تنظيم خدمة مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (دعم التوثيق للإدارة).
هم الذين يطورون تعليمات الشركة للعمل المكتبي ومراجعتها وإجراء التغييرات. عند إعداد المستند ، يمكنك أن تتخذ "قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" كأساس.
الخطوة 2
هذه مرحلة مهمة وحاسمة ، لأن بعد الموافقة على تعليمات العمل المكتبي ، يجب أن تتوافق المستندات في المؤسسة مع نمط معين:
- موقع التفاصيل (طولية ، زاويّة) ؛
- خط الشركة ؛
- التنسيق (حجم الورق ، المسافات البادئة).
بالإضافة إلى نماذج نماذج المؤسسة ، يجب أن تعكس التعليمات قضايا مثل تنظيم تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ؛ تنظيم الرقابة على تنفيذ الوثائق والقرارات المتخذة ؛ إعداد ونقل الوثائق إلى الأرشيف ، إلخ.
الخطوه 3
يجب أن يتم تشكيل المجلدات التي يتم فيها إيداع مستندات موضوع معين وفقًا لتسمية القضايا. تم تطويره من قبل الشخص المسؤول عن حفظ السجلات ، على أساس "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، مع الإشارة إلى وقت التخزين".
الخطوة 4
نظرًا لحقيقة أن العمل على تطوير تسميات الحالات ضخم ، ويتطلب معرفة واسعة ، فمن الأصح تنظيم العمل فيه بمشاركة ممثلي الخدمات والإدارات الفردية. يضعون قوائم بالحالات (تشير أيضًا إلى فترات التخزين) ، والتي يتم تشكيلها في الخدمة أو القسم ، وتقوم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بإعداد ملخص موجز للحالات للمؤسسة.
الخطوة الخامسة
لتسهيل العمل مع المستندات ، يستخدم عدد متزايد من المؤسسات نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS). من الممكن اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الذي يعمل بكفاءة لأي مؤسسة (بعدد الموظفين 7 أو 2000). الأكثر كفاءة من حيث نسبة السعر / الجودة اليوم هي أنظمة مثل "Delo" ، "EVFRAT-Document Management".
ولكن حتى إذا لم تكن مؤسستك قادرة بعد على شراء EDMS ، فإن برامج Microsoft Office القياسية ستنقذ. باستخدام الوسائل المعتادة لـ Word و Excel و PowerPoint ، من الممكن تمامًا تنظيم تصميم المستندات وفقًا لمتطلبات هوية الشركة ، وإعداد تدفق المستندات الإلكتروني.
