الأوراق الصحيحة جزء لا يتجزأ من الأعمال الورقية الصحيحة. إن الوضع الحالي للعمل المكتبي هو أنه من أجل إتقان جميع التفاصيل الدقيقة للتعامل مع المستندات ، يلزم إكمال دورات خاصة ، مع مراعاة تقسيم المستندات إلى أنواع مختلفة.
تعليمات
الخطوة 1
يمكن أن يختلف العمل المكتبي ، على سبيل المثال ، قسم شؤون الموظفين في مؤسسة ، بشكل كبير عن المحاسبة والإدارة.
وبالتالي ، فإن كل قسم من أقسام المؤسسة له دورانه الخاص في الوثائق ، وبناءً عليه ، يتم تقديم تسجيل هذه المستندات مع قواعد خاصة للتسجيل والمحاسبة.
الخطوة 2
تم تصميم نظام المحاسبة بحيث يتم إعداد جزء من مستندات الشركة وفقًا لمعايير GOST المعتمدة ، ويتم وضع الجزء الذي يتم تداوله مجانًا وفقًا لتقدير إدارة الشركة.
الخطوه 3
يتم تسجيل جميع المستندات التي تتلقاها المؤسسة في مجلة خاصة للمراسلات الواردة ، ويتم تخصيص رقم معين (رقم تسلسلي) للمستند ، ثم يتم توجيهه إلى إدارة المؤسسة ، التي تقرر مصيرها الإضافي. إذا كانت الوثيقة تحتوي على متطلبات محددة ، أو ذات طبيعة إعلامية ، فسيتم إرسالها بتأشيرة رأس إلى شخص معين ، إما للتنفيذ أو للحصول على معلومات. إذا كان التنفيذ ضروريًا ، يحق للرئيس ، من خلال المصادقة على المستند ، تحديد موعد نهائي لتنفيذه ، ولكن ليس أقل من المنصوص عليه في المستند نفسه. يستلم المقاول المستند ويوقع في دفتر يوميات المراسلات الواردة لاستلامها.
الخطوة 4
يتم أيضًا تسجيل المستندات الصادرة في مجلة خاصة للمستندات الصادرة مع تخصيص رقم تسلسلي.
الخطوة الخامسة
كقاعدة عامة ، يتم تقسيم جميع الوثائق إلى وثائق للتداول الداخلي ووثائق التداول الخارجي ، وبالتالي ، في الإنتاج ، يتم إدخال دفتري يومية للتسجيل للوثائق الواردة واثنتين للمستندات الصادرة.
الخطوة 6
يتيح لك نظام المحاسبة هذا التحكم في مرور المستندات ، سواء خارج المؤسسة أو داخلها ، وكذلك التحقق من التنفيذ.
الخطوة 7
المستندات المتعلقة بأنشطة المؤسسة ، على سبيل المثال ، أوامر الموظفين والأوامر العامة يتم تسجيلها وتسجيلها بشكل منفصل. بشكل عام ، تمارس العديد من المؤسسات الكبيرة نظام محاسبة منفصل للوثائق المتعلقة بإدارات وخدمات معينة ، خاصة عندما يكون لكل قسم شخص مناظر يشارك في العمل المكتبي.
