مؤسسة من أي شكل من أشكال الملكية لها سير عملها الخاص في شكل مجموعة من الأوراق من أنواع مختلفة ، منظمة وفقًا لمبدأ معين. تتطلب المذكرة عناية خاصة عند صياغتها.
ما هي المذكرة
تعتبر ورقة العمل في شكل مذكرة مفيدة وإرشادية بطبيعتها. يتم تقديمه إلى الرئيس المباشر أو رئيس المنظمة. يمكن تحرير المذكرة بناء على تعليمات من الإدارة وبمبادرة من الموظف.
تتكون الوثيقة من حقائق محددة فيما يتعلق بقضية معينة. في معظم الحالات ، تكون المذكرة هي الرأي الشخصي للموظف ، والذي يتم كتابته كتابة. في بعض الأحيان ، في ضوء الأحداث التي تحدث في المؤسسة ، من المهم للغاية أن يعرف المدير آراء المرؤوسين من أجل تعديل إجراءاتهم الإضافية. يُطلب من الموظفين كتابة إجابة مفصلة بمفردهم ، تكملها أفكارهم وتوصياتهم.
أما بالنسبة لموضوع التقارير ، فيمكن أن يكون مختلفًا: من تقديم المعلومات لمرة واحدة إلى التقارير الدورية. على عكس الملاحظات التوضيحية والخدمية ، يمكن استخدام المذكرة داخل المؤسسة أو لعب دور مستند الإبلاغ لسلطة أعلى.
سبب صياغة الوثيقة
يتم وضع المذكرة كنتيجة لعملية خرجت عن نطاق السيطرة ، والتي يمكن أن تلحق الضرر بالمؤسسة. عندها يمكن للموظف بالمثل أن يلفت انتباه الرؤساء إلى جميع المعلومات. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون التغيب المتعدد لشخص مسؤول أو تجاهل لتحقيق الأهداف المخطط لها ، والتي ، بالطبع ، يمكن أن تؤثر سلبًا على أداء المؤسسة بأكملها. بشكل عام ، تهدف الوثيقة إلى أن تصبح إشارة للتغيير في السياسة الداخلية ، والتي يتم تنفيذها حاليًا من قبل القيادة.
كيفية وضع مذكرة بشكل صحيح
عادة ما تتكون الوثيقة من عدة أجزاء. أولاً ، من الضروري صياغة سبب كتابة المذكرة بوضوح. يحدد الموقف المحدد ويسرد الحقائق. ثم يوصى بوضوح بالتعبير عن رأيك حول ما يحدث. في الوقت نفسه ، من الضروري تحليل الموقف من جميع الجوانب وتقديم الحل الخاص بك للمشكلة.
يجب تقديم جميع المعلومات بإيجاز كافٍ ، مع الالتزام بموضوع ما حدث. تشويه الواقع والتعبير عن التخمينات التي لا تدعمها قاعدة أدلة أمر غير مقبول.
يتم وضع المستند على ورقة بتنسيق A4 مع الإشارة الإلزامية في الزاوية اليسرى العليا من اسم الوحدة. في الجزء العلوي الأيمن ، يجب عليك وضع معلومات حول المرسل إليه من الملاحظة. أسفل قليلاً ، من خط أحمر ، يتم كتابة اسم المستند ورقمه ، بالإضافة إلى مكان التجميع ، بأحرف كبيرة.
بعد ذلك ، يتم تقديم المعلومات في شكل مجاني إلى حد ما ، وهو مدعوم بتوقيع الموظف الذي أعد المستند.
قبل إرسال المذكرة ، يوصى بالتحقق بعناية من حقيقة جميع الظروف المذكورة أعلاه.
