العديد من المنظمات لديها متطلبات صارمة لتنظيم المستندات وإنشاء المحفوظات. من الضروري التأكد من سلامة الحقائب وعزلها عن أعين المتطفلين. يجب أن يكون أي كاتب في الشركة قادرًا على فلاش الملفات ، والقيام بذلك بشق الأنفس وبدقة شديدة.
ضروري
- - المسمى الوظيفي
- - المخرز القرطاسية أو آلة تجليد الكتب
- - خيط أو خيط قوي
- - ابرة خياطة
- - غراء القرطاسية
- - ورق ابيض
- - مقص
- - مسطرة
- - قلم جاف
- - الختم (شمع الختم إذا لزم الأمر)
تعليمات
الخطوة 1
تحتاج إلى عرض الحالات وفقًا لوصف وظيفتك. على أي حال ، يتم تنفيذ هذا العمل في جميع الشركات وفقًا لمبادئ عامة. أولاً ، تحتاج إلى ترقيم كل مستند بالترتيب. تذكر إزالة جميع مشابك الورق والدبابيس المعدنية ودبابيس الأمان من الأوراق.
الخطوة 2
ابدأ في خياطة العلبة بحيث يمكن قراءة الأوراق بحرية. للقيام بذلك ، قم بعمل أربعة ثقوب رأسية مع المخرز الكتابي في وسط الهامش الأيسر من المستندات. يجب ألا تقل المسافة بين الثقوب عن ثلاثة سنتيمترات. من الملائم استخدام آلة سطح مكتب خاصة لخياطة وربط مستندات A-4. بمساعدتها ، لن يكون من الصعب إنشاء المجلدات الضرورية - فيمكنها على الفور الحفر عبر كومة من الورق يصل سمكها إلى 10 سم.
الخطوه 3
استخدم إبرة خياطة خاصة لجلد المستندات ، بالإضافة إلى خيوط البنك أو خيوط النايلون القوية. كحل أخير ، يمكنك طي الخيوط العادية عدة مرات. عادة ، يتم خياطة المستندات مرتين على التوالي بحيث يتم إرفاق الأوراق بشكل أكثر أمانًا. هذا مهم بشكل خاص إذا تم تحضير القضية لأرشيف أبدي.
الخطوة 4
اترك الأطراف السائبة عند الخيط أو الخيط حوالي 6 سم ، وسيحتاج الأمر إلى سحبها من خلال الفتحة المركزية على الجانب الخطأ من المستند الأخير وربطها بإحكام في عقدة.
الخطوة الخامسة
الصق العقدة ونهايات الخيوط بدائرة (قطرها حوالي 4 سم) أو مربع (4 × 5 سم) بغراء كتابي. يجب قطع الرقم من ورق أبيض سميك.
الخطوة 6
ضع الختم بحيث يتداخل جزئيًا مع الملصق الورقي وتتداخل إحدى الحواف مع الورقة الأخيرة من علبة التدبيس. يمكنك أيضًا ملء هذا المكان بشمع الختم.
الخطوة 7
انتظر حتى يجف الغراء تمامًا. ثم ، مباشرة تحت الختم ، حدد عدد الأوراق في الملف وضع توقيع المسؤول. أضف خطاب اعتماد وحدد تاريخ المصادقة. يتم أيضًا حفظ نسخ من المستندات من عدة أوراق ، في حين أنه من الضروري وضع ختم مع التوقيع والتاريخ والنقش "النسخة صحيحة".
الخطوة 8
قم بربط حالة التخزين المؤقت في غلاف ورقي ، والمستندات الخاصة بالأرشيف الدائم في غلاف مقوى. حدد المواعيد النهائية على الغلاف المخيط.
