وفقًا للمادة 17 من القانون الاتحادي 125-F3 ، تخضع ملفات الموظفين المتقاعدين للتحويل إلى الأرشيف. قبل تقديم المستندات ، يجب حفظها وترقيمها وجردها وتزيينها بغلاف. يجب أن يتم ذلك من قبل ضابط شؤون الموظفين المعتمدين.
ضروري
- - مجلد؛
- - جميع الوثائق ؛
- - قلم؛
- - المخزون؛
- - قائمة الطلبيات.
تعليمات
الخطوة 1
لنقل حالة الموظف المستقيل إلى الأرشيف ، رتّب المستندات بترتيب زمني عكسي. هذا يعني أنك عندما كنت موظفًا ، قمت بإنشاء ملف شخصي ، كانت الورقة الأولى منه عبارة عن طلب وظيفة. عند نقل القضية إلى الأرشيف ، ستكون الورقة الأولى عبارة عن خطاب استقالة.
الخطوة 2
عند تقديم ملف شخصي للموظف ، قم في نفس الوقت بإعداد قائمة جرد للمستندات المطلوب حفظها. في ملف شخصي للتحويل إلى الأرشيف ، قم بتقديم جميع المستندات المتاحة: استبيان أو استئناف ، ونسخ من وثائق التعليم ، ونسخ من أوامر التوظيف ، والفصل والأوامر الأخرى التي صدرت في سياق عمل الموظف. يمكن أن تكون هذه أوامر برفع الأجور أو خفضها ، أو التحويل ، أو أداء واجبات إضافية ، إلخ. أرفق أيضًا جميع الشهادات التي قدمها الموظف إلى مؤسستك ، ونسخة من عقد العمل ، والاتفاقيات الإضافية ، واللوائح المتعلقة بعمل الموظف.
الخطوه 3
ضع الملف في مجلد مع غلاف ، قم بترقيم جميع الأوراق في الزاوية اليمنى العليا. يجب أن يتم ذلك بقلم رصاص بسيط. في الجزء العلوي ، قم برفع ملف الجرد ، ووقع على المجلد ، ثم ضع رمز الحرف على الحرف الأول من لقب الموظف ، وكذلك على غلاف المجلد بأعداد كبيرة في سنة الفصل من شركتك.
الخطوة 4
يمكنك تتبع سنة الفصل لموظف واحد أو للعديد من الذين استقالوا في عام واحد. إذا كنت تقوم بالمحاسبة لعدة موظفين ، فضع جميع الملفات الشخصية في مجلد مشترك واحد ووقع سنة الفصل على الغلاف. يمكن تخزين 250 ورقة كحد أقصى في مجلد واحد. تشكل كل حالة معقدة ليس فقط بحلول عام الفصل ، ولكن أيضًا حسب أبجدية الألقاب.
الخطوة الخامسة
عند نقل جميع الحالات إلى الأرشيف ، قم بإعداد قائمة التسليم. في العمود الأول ، حدد الأرقام الترتيبية للحالات ، في العمود الثاني ، مؤشرات جميع الحالات وفقًا للتسمية. يتم ملء العمود الثالث باسم العناوين ، والرابع - حسب التواريخ ، والخامس - بعدد الأوراق ، والسادس - حسب العمر الافتراضي ، والعمود السابع الذي يمكنك ملؤه إذا كانت هناك ملاحظات أو إضافات.
