يخضع نقل أي مستندات إلى الأرشيف للقانون الاتحادي رقم 125-F3 "بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي". يجب إعداد المستندات ووصفها وحفظها وترقيمها. يجب أن يتم ذلك في غضون 12 شهرًا من تاريخ إغلاق الحالة.
ضروري
- - مجلد؛
- - الموثق
- - قلم رصاص بسيط
- - جرد وثائقي.
- - نقل المخزون.
تعليمات
الخطوة 1
لنقل المستندات إلى الأرشيف ، قم بترتيبها بالترتيب. يجب أن يكون ترتيب التداخل بترتيب زمني. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإحالة قضية جنائية ، فستكون الصفحة الأولى عبارة عن نسخة من أمر المحكمة ، وستكون الصفحة الثانية هي القرار الأولي ، وسيكون التالي هو التحقيق في القضية ، بدءًا من اكتمالها. إذا قمت بنقل المستندات من قسم شؤون الموظفين إلى الأرشيف ، فإن الورقة الأولى عبارة عن طلب للفصل ، والثانية هي أمر بالفصل ، والثالثة هي جميع المستندات بالترتيب حسب التاريخ من النهاية.
الخطوة 2
قم بترقيم كل الأوراق التي تبدأ بالرقم الأول بترتيب التخطيط. قم بالترقيم بقلم رصاص بسيط ، ولكن بشكل واضح. قم بعمل جرد للوثائق ، في النهاية اكتب عدد الأرقام والصفحات التي حصلت عليها ، ضع توقيعك ، تاريخ تجميع الجرد ، ختم المنظمة ، توقيع الرئيس.
الخطوه 3
ربط جميع الأوراق مع الموثق ، إرفاق المخزون في الأعلى. في المجلد ، ضع رمز الحرف بالاسم الأخير للمواطن الذي تقوم من خلاله بنقل الحالة وسنة نقل المستندات إلى الأرشيف. يجب أن تكون السنة هي نفسها التي انتهت فيها القضية.
الخطوة 4
قم بإنشاء مجلد منفصل لكل حالة ، أو ضع جميع الحالات في عام واحد في مجلد واحد كبير وقم بعمل نقش عام على الرمز ورمز الحرف ، أي فقط حالات المواطنين الذين يبدأ اسمهم الأخير بالحرف نفسه يتم وضعها في مجلد واحد. ولكن إذا كنت تكمل عددًا من المستندات في مجلد واحد كبير ، فيجب ألا يزيد عدد الأوراق المشتركة عن 250.
الخطوة الخامسة
قبل نقل الحالات إلى الأرشيف ، قم بإعداد قائمة جرد التحويل. العمود الأول من الجرد مخصص لإدخال الأرقام التسلسلية لجميع الحالات ، والثاني لفهارس على المصطلحات. في العمود الثالث ، أدخل اسم جميع العناوين ، في الرابع - تاريخ النقل ، في الخامس - عدد الأوراق ، في السادس - فترات التخزين المحددة للحالة في الأرشيف ، في العمود السابع ، أدخل جميع الإضافات والملاحظات. في أغلب الأحيان ، يتم ملء العمود السابع إذا كانت المستندات مفقودة لسبب ما ، أو إذا أدخلتها على الفور بشكل غير صحيح في المخزون الوثائقي وقمت بإجراء تغييرات.
