يتم تسجيل المستندات لتقديمها إلى الأرشيف بعد نهاية العام. وبالتالي ، يتم إعداد المستندات للتخزين فيما يتعلق بالقواعد المعمول بها. اعتمادًا على وقت التخزين ، بالإضافة إلى قيمة المستندات ، يتم إكمال الحالات بالكامل أو وفقًا لنظام مبسط.
تعليمات
الخطوة 1
قم بعمل قائمة بحالات لوثائق التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة). تحقق من صحة تشكيل الحالة (ما إذا كانت هناك مستندات ذات فترة تخزين دائمة). ترك الحالات في المجلدات ، ويجب تنظيمها حسب تسميات الحالات ولا يلزم ترقيمها. ترفع القضايا للمحفوظات حسب تسميات القضايا.
الخطوة 2
بالنسبة لحالات التخزين طويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ، يتم تنفيذ ما يلي:
1. غلاف الغلاف (مطوق في مجلد صلب أو غطاء بخيط قوي في أربعة ثقوب أو يمكن ربطه).
2. ترقيم الأوراق (يتم تنفيذه بقلم رصاص أسود من الجرافيت في الزاوية اليمنى العليا ، دون لمس نص المستند).
3. عمل نقش تصديق (اذكر عدد الأوراق التي تم تطويقها ، ما إذا كان هناك أي أضرار ، التوقيع والتاريخ).
4. عمل جرد داخلي للوثائق (للقضايا التي تحتوي على مستندات ذات قيمة خاصة ، والقضايا الشخصية والقضائية والتحقيقية ، وما إلى ذلك). في نهاية الجرد ، حدد عدد المستندات الموجودة في الحالة وعدد أوراق الجرد.
5. تسجيل جميع تفاصيل غلاف الحالة (اسم المؤسسة ، الوحدة الهيكلية ، الفهرس الكتابي للقضية ، عنوان القضية ، العمر الافتراضي للحالة.
الخطوه 3
قم بعمل جرد لوثائق التخزين الدائم أو طويل الأجل. يجب أن يتضمن رقم الحالة الفردية ، بالإضافة إلى الكشف عن محتواه وتكوينه في عنوان الحالة. يجب أن يشير الجرد أيضًا إلى فترة تخزين الحالة. اذكر عدد الحالات وعدد الحالات الأولى والأخيرة والتوقيع والتاريخ. يتم وضع جرد منفصل لقضايا الموظفين.
الخطوة 4
إرسال الملفات المعدة للأرشيف. سيتحقق كاتب الأرشيف بحضورك من عدد الحالات وفقًا للتسمية أو الجرد ، ويقوم بعمل تسجيل تأكيد ، ويضع علامة على عدد الحالات المفقودة ، ويحدد تاريخ القبول وتحويل القضايا. يتم تأكيد الجرد بتوقيعات الأشخاص الذين قاموا بالتحويل وقبول القضايا.
