يجب الاحتفاظ بوثائق مهمة - العقود والفواتير والأفعال - في الشركة لفترة طويلة. بالنسبة لبعض الأوراق المالية ، هذه الفترة هي خمس أو حتى عشر سنوات. لمنع المستندات من التجعد أو الضياع ، يجب حفظها وحفظها بشكل صحيح.
ضروري
- - المجلدات - الموثق.
- - ملفات شفافة - جيوب.
تعليمات
الخطوة 1
لتقديم عقد ، انتظر حتى يتم توقيعه من قبل جميع الأطراف المعنية. احصل على توقيعات من المديرين التنفيذيين لكلا الجانبين وقم بوضع الأختام الخاصة بهم. ثم قم بعمل نسخ من المستند ووزعها على جميع المعنيين.
الخطوة 2
أعط رقم العقد. يجب أن تحتوي على أرقام وحروف. على سبيل المثال ، 123-AB. أدخل رقم التوقيع على الوثيقة.
الخطوه 3
إنشاء سجل العقد. أدخل هناك رقم المستند وتاريخ التوقيع والكيان القانوني الذي تنتمي إليه. يجب أن يتم ترتيب الأرقام ، واحدة تلو الأخرى ، اعتمادًا على وقت توقيع العقد.
الخطوة 4
إذا كان هناك العديد من الكيانات القانونية في الشركة ، فيجب أن يكون لكل دفتر يومية عقد خاص به. هذا سوف يتجنب الارتباك.
الخطوة الخامسة
ضع العقد في ملف منفصل. إذا كان هناك عدة عقود ، ضع كل شيء في جيب واحد. سيسهل هذا مقارنة المستندات والعثور عليها إذا لزم الأمر.
الخطوة 6
أدخل الملف في الموثق وقم بإحكامه باستخدام الحوامل الخاصة. لا تملأها بإحكام ، سوف تتجعد المستندات. اكتب في العمود الفقري للمجلد الكيان القانوني ، والمستندات المخزنة فيه ، بالإضافة إلى السنة التي تم التوقيع عليها فيها.
الخطوة 7
بعد انقضاء ثلاث سنوات ، يمكن إرسال المجلدات التي بها عقود إلى المستودع. قم بطيها في صناديق من الورق المقوى وضعها في مكان بعيد عن الرطوبة. على العبوة ، حدد أيضًا الكيان القانوني الذي تتعلق به المستندات وسنة توقيع العقود.
الخطوة 8
يتم تقديم الفواتير والأفعال بنفس طريقة تقديم العقود. ولكن بدلاً من السجل الورقي للوثائق ، من الأفضل أن يكون لديك سجل إلكتروني. على سبيل المثال ، في برنامج "1C: محاسبة". يمكنك تنزيله مجانًا من هنا: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. سيسمح لك هذا ليس فقط بالاحتفاظ بسجلات لجميع الأوراق المالية ، ولكن أيضًا لإجراء عمليات مختلفة معهم - طباعة نسخ إضافية وتصحيح الأخطاء وما إلى ذلك.
