في سياق أنشطتهم ، يتعين على موظف المحاسبة أو رائد الأعمال معالجة العديد من المستندات. يزداد تدفق المستندات بما يتناسب بشكل مباشر مع نجاح تطوير الأعمال. العديد من أساليب العمل معروفة على نطاق واسع ، ومع ذلك ، فمن غير المرجح أن يخبر أي شخص التكنولوجيا بأكملها لرجال الأعمال المبتدئين. سيوضح لك هذا الدليل كيفية حفظ المستندات الخاصة بك حتى لا تتعرض للارتباك أو الضياع.
تعليمات
الخطوة 1
يعد استخدام الملفات الشفافة أمرًا صعبًا بعض الشيء. من الأفضل حفظ المستندات باستخدام ثقب. بالطبع ، ستكون الملفات الشفافة في متناول اليد لتخزين المستندات التي لا يمكن ثقبها من خلال: المستندات التي يتم إجراؤها على ترويسة ترويسة علامة الدولة ، والمستندات ذات الصور المجسمة والأوراق الأخرى المحمية من التزوير. بالنسبة لبقية المستندات ، من غير العملي استخدام الملفات.
الخطوة 2
يمكنك استخدام أداة ربط لعمل ثقب بدقة ، محاذاة كل مستند لاحق مع المستند السابق. ستتم محاذاة المستندات في مجلد واحد ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى نقل مستند إلى مجلد آخر ، فمن المحتمل أنه سيبرز خارج المكدس.
الخطوه 3
أفضل طريقة لربط المستندات هي استخدام أداة الإيقاف. بعد ذلك ، لكل مستند ، سيتم وضع الثقوب في نفس المكان. ستحصل المستندات التي تم خياطةها بهذه الطريقة على الشكل الأكثر دقة ولن تضطر إلى عمل ثقوب إضافية فيها.
الخطوة 4
عند حفظ الملفات ، بالإضافة إلى موقع الثقوب ، يجب أيضًا توجيه المستند بشكل صحيح. يمكن تدوير المستندات الموضوعة عبر الورقة 90 درجة عكس اتجاه عقارب الساعة.
الخطوة الخامسة
لتوصيل المستندات ، غالبًا ما يتم استخدام الأقواس الدبابيس أو مشابك الورق. صحيح أن لديهم عيبًا: حزمة من المستندات مثبتة بدبابيس أو مشابك ورقية بها انتفاخ في نقاط المرفقات ، مما يجعل من الصعب التعامل مع الأوراق. من الأفضل توصيل أوراق مستند متعدد الصفحات بقطرة من غراء PVA. في معظم الحالات ، يستغرق الأمر وقتًا أقل ، ولا تحتوي حزمة المستندات على انتفاخات.
الخطوة 6
إذا كان حجم المستند أصغر من ورقة قياسية ، فيجب أولاً لصقها على ورقة قياسية ، وبعد ذلك يمكن حفظها مع بقية المستندات.
