يعد التخلص من المستندات عملية معقدة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً. كقاعدة عامة ، تتراكم الكثير من المستندات في أرشيفات المنظمات ، والتي يجب التخلص منها بعد انتهاء فترة التقادم ، أي إتلافها. من المهم جدًا ملء جميع الوثائق المتعلقة بإتلاف الأرشيف بشكل صحيح. أحد الوثائق الرئيسية هو الفعل.
تعليمات
الخطوة 1
أولاً ، تجدر الإشارة إلى أنه قبل إتلاف المستندات ، يجب عليك إجراء جرد لها ، أي التحقق مرة أخرى من جميع التواريخ والتوافر والسرية. هناك مستندات لا يلزم التخلص منها فحسب ، بل يجب حرقها (أو إتلافها في آلة التقطيع) ، حتى لا يتم إفشاء الأسرار التجارية.
الخطوة 2
تأكد من عمل جرد للوثائق التي سيتم التخلص منها. أيضًا ، بأمر ، قم بتعيين الأشخاص الذين سيتم تضمينهم في لجنة الخبراء. من بينها ، ينفرد الرئيس المسؤول عن نقل المستندات إلى قسم المحاسبة.
الخطوه 3
الفعل نفسه بشأن التخلص من المستندات التي انتهت فترة التقادم لا يحتوي على نموذج موحد. لذلك ، يمكنك تأليفها بأي شكل.
الخطوة 4
أولاً ، حدد تفاصيل المنظمة ، حيث يمكن وضعها في الركن الأيمن العلوي واليسار. حدد هنا اسم المنظمة وفقًا للوثائق التأسيسية والوحدة الهيكلية والتفاصيل المصرفية والعنوان وجهات الاتصال.
الخطوة الخامسة
أسفل اليمين قليلاً ، اكتب "أوافق" ، وأشر أدناه إلى المدير واترك الحقل تحت توقيعه وتاريخ التجميع.
الخطوة 6
أدناه ، في الوسط ، اكتب "قانون تخصيص وإتلاف المستندات التي انتهت صلاحيتها". بعد ذلك ، في السطر أدناه ، حدد الأساس ، أي ترتيب (ترتيب) الرأس. ثم اذكر أسماء أعضاء لجنة الخبراء مع بيان أسمائهم ومناصبهم.
الخطوة 7
ثم اكتب شيئًا كالتالي: "لجنة الخبراء ، مسترشدة بـ (القائمة ، الجرد) ، الوثائق المخصصة للتدمير التي فقدت قانون التقادم". بعد ذلك ، أشر إلى البيانات في شكل جدول ، والذي يجب أن يحتوي على أعمدة مثل الرقم التسلسلي ، وتاريخ المستند ، والعنوان ، والشرح ، وعدد المستندات ، ورقم المستند في المخزون (القائمة).
الخطوة 8
بعد الجدول ، لخص ، أي حدد عدد المستندات التي سيتم إعادة تدويرها. علاوة على ذلك ، يجب أن يتم التوقيع على القانون من قبل جميع أعضاء اللجنة. ويجب أن يوقع الرئيس على أن المستندات كاملة سيتم نقلها لإعادة التدوير. في النهاية ، ضع تاريخ التجميع وختم كل شيء بالختم الأزرق لختم المنظمة.
