يجب تسجيل القرارات المهمة التي يتم اتخاذها في الاجتماع أو الاجتماع أو الاجتماع في المحضر حتى يمكن اتخاذها للتنفيذ. للقيام بذلك ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء وضع البروتوكول بشكل صحيح ، مع إيلاء اهتمام كبير لكل من شكل ومحتوى المستند. على الرغم من عدم وجود شكل واحد ، هناك بعض الخصائص المميزة هنا.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإعداد أوراق A4 أو ورق الشركة ذي الرأسية (للمستندات الداخلية). سيوفر لك ذلك الاضطرار إلى إدخال التفاصيل الكاملة يدويًا (اسم المؤسسة والعنوان وما إلى ذلك). في منتصف الجزء العلوي من الورقة ، اكتب على الفور الاسم "دقائق" ، وأسفله ، بخط صغير ، صِف باختصار الجوهر - الموضوع الرئيسي للاجتماع. حدد تاريخ ومكان الحدث. ابدأ الآن في ملء الجزء التمهيدي الإلزامي ، والذي يتعلق بقائمة المشاركين في الاجتماع الذين يشاركون بشكل مباشر في اتخاذ القرارات العامة.
الخطوة 2
في البداية ، اكتب الاسم الأخير ، والاسم الأول ، والعائلة ، ومنصب القائد (رئيس الاجتماع). بنفس التنسيق ، قم بتسمية تفاصيل السكرتير الذي يدون محضر الاجتماع. علاوة على ذلك ، في قسم "الحضور" ، قم بإدراج كل من شارك في الاجتماع (الاسم الكامل ، المنصب). في حالة وجود عدد كبير من المشاركين ، والتي لن تتناسب قائمةهم مع الصفحة ، قم بالإشارة إلى العدد الإجمالي للمشاركين ، مع إرفاق القائمة الكاملة في مستند منفصل. لا تنس إنشاء ارتباط إليه في نهاية البروتوكول في قسم "الملحق". ضع قسم "الأجندة" باعتباره الكتلة التالية في الدقائق. هنا ، في قائمة ذات تعداد رقمي ، قم بإدراج جميع المشكلات لهذا الاجتماع.
الخطوه 3
املأ محتوى البروتوكول بما يتفق بدقة مع الترتيب المحدد في جدول الأعمال. يجب أن تحتوي كل فقرة على ثلاثة أقسام. في أولها ("استمع") ، أعط نصوص التقارير وتأكد من الإشارة إلى الأسماء والأحرف الأولى ، وكذلك مواقف المتحدثين. في قسم "المتحدثون" ، بصيغة مماثلة ، حدد المشاركين الآخرين في الاجتماع الذين أخذوا الكلمة أثناء المناقشة. في القسم التالي بعنوان "مقررة" ، اذكر القرارات التي تم اتخاذها أثناء جلسة الاستماع ، وحدد عدد الأصوات "ضد" أو "مؤيد" أو "ممتنع عن التصويت". بعد ذلك ، ضع توقيعي رئيس الاجتماع وأمين السر.
