يجب حفظ جميع وثائق المنظمة في الأرشيف. على سبيل المثال ، ينص قانون الضرائب على أنه يجب حماية المستندات الأساسية والأوراق التي تؤكد دفع الضرائب وغيرها لمدة أربع سنوات. ولكن هناك أيضًا مثل هذه المستندات التي يمكن إتلافها بعد عام ، على سبيل المثال ، جداول الإجازات. يجب أن يتم التخلص بعد صدور القانون.
تعليمات
الخطوة 1
أولاً ، تجدر الإشارة إلى أن المستندات التي "خدمت الغرض منها" لا يمكن إدخالها في القانون إلا إذا انتهت الفترة قبل 1 يناير من العام الذي تم فيه إعداد مثل هذه الورقة ، أي أنه يجب تضمين مستندات عام 2010 في الفعل فقط في عام 2016.
الخطوة 2
قبل وضع قانون ما وإتلاف الوثائق ، قم بإعداد قوائم الجرد التي يجب أن يوافق عليها رئيس المنظمة وقم بوضع بروتوكول.
الخطوه 3
يُنصح بوضع عمل على شكل طاولة. في الزاوية اليمنى العليا ، حدد تفاصيل المنظمة. ثم اكتب "أوافق" بأحرف كبيرة أدناه ، في سطر عادي ، حدد الوظيفة أدناه (مدير ، مدير عام ، إلخ) ، ثم اسم العائلة والأحرف الأولى. حدد تاريخ تحرير الفعل حتى أدناه.
الخطوة 4
بعد ذلك ، حدد الغرض ، على سبيل المثال ، لتسليط الضوء على الوثائق منتهية الصلاحية للتدمير. بعد ذلك ، قم بسرد الأسباب ، على سبيل المثال ، "استنادًا إلى قائمة المستندات التنظيمية النموذجية …"
الخطوة الخامسة
يوجد أدناه القسم الجدولي ، والذي يتكون من ثمانية أعمدة. الأول هو الرقم التسلسلي. والثاني هو اسم المستند ، على سبيل المثال ، جداول الإجازات أو المراسلات حول العمل مع الموظفين. الثالث هو تواريخ الانتهاء ، أي تلك التواريخ المشار إليها في المستند الأخير ، على سبيل المثال ، ينتهي جدول الإجازة في عام 2010 ، لذلك تحتاج إلى كتابة "2010". ليس عليك تحديد الشهر هنا.
الخطوة 6
بعد ذلك يأتي العمود مع أرقام المخزون ، إذا لم تكن موجودة ، فيمكنك وضع الشرطات. ثم ضع فهرس الحالة وفقًا للتسمية ، على سبيل المثال ، الرسم البياني 05-20 ، حيث 05 هو فهرس القسم ، والرقمان الثانيان هما الرقم الترتيبي للحالة.
الخطوة 7
بعد ذلك ، حدد عدد وحدات التخزين ، على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الرسم البياني في نسخة واحدة ، لكن التطابق مع الإطارات يكون بصيغة الجمع. ثم املأ الصندوق بفترات التخزين وفقًا للكتاب المرجعي. في النهاية ، إذا لزم الأمر ، املأ عمود "الملاحظة".
الخطوة 8
بعد الجزء الجدولي ، اكتب أن قوائم الجرد متاحة ومعتمدة من قبل بروتوكول الرئيس الذي يشير إلى رقم وتاريخ تجميعها.
الخطوة 9
بعد ذلك ، لخص الإجمالي ، والذي تم التعبير عنه في عدد بنود الوثائق الجاهزة للتدمير ، على سبيل المثال ، خلال الفترة 2006-2010 ، تم تدمير 234 قطعة.
الخطوة 10
ثم يتحقق المدير من جميع البيانات مرة أخرى ويوقع المستند.
