المستندات الصادرة هي خطابات رسمية ترسلها المنظمة إلى جهات خارجية (الموردون ، ومستهلكون ، وسلطات تنظيمية ، وما إلى ذلك) أو زملاء من مدن أخرى. كقاعدة عامة ، يتقاسم موظفان مسؤولية التعامل مع هذه المراسلات: المترجم والكاتب. الأول مسؤول عن إعداد النص والاتفاق عليه. الثاني يسجل الخطاب ، ويرسل الأصل إلى وجهته ويخزن نسخة الخدمة.
ضروري
- - شكل الشركة ؛
- - الكمبيوتر المثبت عليه محرر النصوص ؛
- - دفتر تسجيل الوثائق الصادرة.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كنت مترجم
قم بإعداد مسودة الوثيقة. يمكن أن تكون الرسائل الصادرة استباقية وسريعة الاستجابة. في الحالة الأولى ، تبدأ (تشرع) في المراسلات مع منظمة أخرى أو شخص معين بشأن أي مسألة رسمية يجب أن يحتوي خطاب الرد على معلومات مطابقة للطلب المستلم.
الخطوة 2
اطبع الخطاب من نسختين على ورق منظمتك. تأكد من تنسيق الجزء العلوي من المستند ، ما يسمى بـ "الرأس" ، بشكل صحيح. بالإضافة إلى تفاصيل الشركة الموجودة في النموذج على اليمين ، فهي تتضمن بيانات المرسل إليه وعنوان الرسالة.
الخطوه 3
في الزاوية العلوية اليسرى ، اكتب العنوان والأحرف الأولى واللقب للشخص الذي تستهدفه الوثيقة أو عنوان المؤسسة أو الفرد. يجب أن يكون إجراء تحديد المعلومات هو نفسه تمامًا ، على سبيل المثال:
"إلى المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة" فولنا
اولا سيدوروف
شارع الربوتشية ، 37 ، مكتب أربعة عشرة،
ساراتوف ، 109235.
الخطوة 4
على اليمين ، تحت تفاصيل منظمتك ، ضع عنوان الرسالة. يجب أن تكون قصيرة وتعكس بوضوح محتوى النص. على سبيل المثال: "عند إجراء فحص مجدول للحالة الصحية للمبنى" أو "عند تقديم معلومات حول المنازل التي تحتاج إلى إصلاحات كبيرة".
الخطوة الخامسة
ابدأ النص الرئيسي بمخاطبة المرسل إليه وتحديد سبب إرسال هذه الرسالة إليه. على سبيل المثال: "عزيزي إيفان إيفانوفيتش! نبلغكم بالمعاينة المجدولة للحالة الصحية للمبنى المستأجر في 14 يناير 2011 ".
الخطوة 6
إذا كانت هناك مرفقات بالمستند الصادر ، فقم بإدراجها بعد النص الرئيسي ، على سبيل المثال: "مرفق في 3 صفحات. في نسخة واحدة ". في أسفل الصفحة الأخيرة من النص ، يجب الإشارة إلى منشئ الوثيقة. كقاعدة عامة ، يكتب مؤلف الحرف اسمه الأخير والأحرف الأولى وهاتف العمل أصغر من الخط الرئيسي.
الخطوة 7
تحقق من الرسالة مع صانعي القرار في مؤسستك في أي اتجاه. على سبيل المثال ، يتم اعتماد المستندات التي تتضمن إنفاق الأموال من قبل محاسب ، ويتم توقيع الإجابات على طلب من مكتب الضرائب بواسطة محام. يقوم موظفو المنظمة الذين وافقوا على الرسالة بوضع توقيعاتهم الشخصية مع نسخة مكتوبة على النسخة الثانية في نهاية النص ، أسفل مكان تأشيرة الرئيس. بعد الحصول على الموافقات اللازمة ، يتم توقيع المستند الصادر من قبل رئيس المنظمة.
الخطوة 8
قم بإرسال المستند المتفق عليه والموقع للموظف. إذا كنت تريد الاحتفاظ بنسخة ، اطبع نسخة إضافية. اطلب من الموظف وضع رقم صادر عليه.
الخطوة 9
إذا كنت كاتب
قبول الرسالة الصادرة من المنشئ. تحقق من توافر وصحة التفاصيل الرئيسية ، وتأشيرات الموافقة ، ومعلومات عن المنشئ وتوقيع المدير. انتبه لوجود مرفقات بالرسالة.
الخطوة 10
قم بتسجيل المعلومات الخاصة بالمستند في سجل البريد الصادر. إذا تحولت مؤسستك إلى إدارة المستندات الإلكترونية ، فتابع وفقًا للإرشادات الخاصة بصيانة قاعدة البيانات. لا توجد قواعد تسجيل صارمة للدفاتر الورقية التقليدية. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، غالبًا ما يتم استخدام جدول يحتوي على الأعمدة التالية:
- التاريخ؛
- رقم الوثيقة الصادرة ؛
- المرسل إليه ؛
- ملخص (العنوان) ؛
- منشئ الوثيقة ؛
- ملاحظة.
الخطوة 11
يتكون الرقم الصادر على النحو التالي. أولاً ، حدد رقم قائمة المخزون للمجلد حيث يتم تخزين نسخ من الرسائل الصادرة. اكتب الرقم التسلسلي لحرف معين من خلال شرطة أو شرطة مائلة. سوف تحصل على: "01-14-256" أو "01-14 / 256" ، حيث يمثل 01-14 رقم الحالة ، و 256 هو رقم المستند.
الخطوة 12
أدخل الرقم الصادر في السطر الخاص من النموذج. بالنسبة لخطاب الرد ، تأكد أيضًا من الإشارة إلى رقم المستند الوارد المرتبط به. ختم النسخة الأولى من الرسالة (بدون تأشيرات الموافقة) في مظروف وإرسالها إلى المرسل إليه. ضع نسخة من المستند في مجلد الملف المناسب.
