يعتبر مجال كبير ومنفصل للعمل الأرشيفية تلك الأسئلة التي تتعلق بإعداد الوثائق لتسليمها إلى أرشيف المنظمة. هذا هو السبب في أنها تستحق الاهتمام الجاد ، لأنه خلال هذه المرحلة من العمل مع الوثائق ، غالبًا ما يتم ارتكاب العديد من الأخطاء المنهجية والعملية ، والتي قد تسبب في المستقبل عواقب سلبية في عمل الأرشيف.
تعليمات
الخطوة 1
عادة ما يتم تقسيم جميع الأعمال المتعلقة بنقل الوثائق إلى الأرشيف ، بما في ذلك أوراق الموظفين ، إلى المراحل التالية: - أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري القيام بتكوين الوثائق في الإنتاج الحالي وبعد الانتهاء منه ؛
- بعد تشكيل القضايا ، يجب وضعها وفقًا لجميع القواعد المعمول بها ؛
- ثم إجراء فحص القيمة والاستعداد لتخزين الأرشيف ؛
- إجراء جرد لجميع الوثائق المنقولة إلى أرشيف المنظمة ؛
- في المرحلة الأخيرة تحويل الأوراق الرسمية لأرشيف المنظمة.
الخطوة 2
أولاً ، يجب إجراء التكوين الصحيح للوثائق المتعلقة بالموظفين في مجمعات معينة ، أي في بعض الحالات. في مجلدات خاصة ، يجب تشكيل هذه الأوراق الرسمية كأوامر لمختلف جوانب أنشطة موظفي الشركة ، للموظفين ، الذين لديهم أطر زمنية مختلفة مخصصة لتخزينهم. يجب تنفيذ هذه المرحلة ، لأن جزءًا من الأوامر المتعلقة بالموظفين مكرس حصريًا لقضايا صحيحة تؤثر على مكان العمل ، بالإضافة إلى المكافآت للموظفين والانتقال إلى وظيفة العمل. يجب تخزين هذا النوع من الورق في أرشيف المؤسسة لمدة خمسة وسبعين عامًا على الأقل. في الوقت نفسه ، تعكس معظم الطلبات المتعلقة بتكوين الشخصية القضايا التشغيلية لموظفي الشركة: طلبات رحلات العمل ، وأثناء العمل ، والإجازات ، وما إلى ذلك. يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة خمس سنوات. لتسهيل استخدام البحث وتسهيل العمل في مختلف الحالات ، يجب تكوين أوراق لمدة خمس سنوات وخمسة وسبعين سنة.
الخطوه 3
من الضروري تكوين الحسابات الشخصية بشكل صحيح لموظفي المؤسسة وجميع الموظفين ، والتي تتعلق ببيانات الأجور بدقة بترتيب أبجدي. يجب ترتيب جميع الأوراق في المجلدات الشخصية فقط بترتيب زمني وفقًا لتاريخ استلامها. من الضروري أيضًا أن تقوم جميع الأوراق الموجودة في المجلد بإعداد قائمة جرد أرشيفية تحتوي على تفاصيل مثل: - اسم الورقة ؛
- الرقم التسلسلي للورقة المدرجة في الجرد ؛
- عدد الأوراق في المستند ؛
- تاريخ ورقم الوثيقة (إذا لزم الأمر) ؛
- محضر موجز لعدد الأوراق المدرجة في الملف الشخصي ؛
- ملاحظة.
