يجب إرسال الملفات الشخصية لجميع الموظفين المتقاعدين والمتقاعدين إلى الأرشيف للتخزين (المادة 17 من القانون الاتحادي رقم 125-F3). يلتزم موظف قسم شؤون الموظفين بإعداد مجلدات تحتوي على مستندات ونقلها إلى موظف مرخص من الأرشيف من يد إلى أخرى.
ضروري
- - المجلدات.
- - الموثق
- - قلم؛
- - المخزون؛
- - نقل المخزون.
تعليمات
الخطوة 1
قبل تقديم الملفات الشخصية للأرشيف ، قم بإعداد جميع المستندات المتاحة التي بقيت في إدارة شؤون الموظفين بعناية بعد فصل الموظفين. يحدد التشريع مواعيد نهائية معينة يكون من الضروري خلالها توفير الوقت لنقل الملفات الشخصية للموظفين لتخزين الأرشيف. يجب ألا تتجاوز 12 شهرًا بعد حدوث الفصل.
الخطوة 2
رتب كل ملف شخصي بترتيب زمني عكسي. إذا كانت الصفحة الأولى أثناء التوظيف عبارة عن طلب مكتوب من قبل موظف لوظيفة ، فستكون الصفحة الأولى في المستندات الأرشيفية بمثابة خطاب استقالة.
الخطوه 3
جميع الأوراق مطوية بالترتيب الصحيح ، ملف مع ملف ، رقم بالترتيب. قم بعمل جرد على ورقة منفصلة. أدخل جميع الصفحات المرتبطة بملفك الشخصي تحت الرقم التسلسلي.
الخطوة 4
إرفاق المخزون في أعلى جميع الصفحات. إذا كنت تملأ ملفًا شخصيًا لكل موظف على حدة ، فضعه في مجلد من الورق المقوى ، اكتب بأحرف كبيرة الحرف الأول من اسم عائلة الموظف وسنة الفصل.
الخطوة الخامسة
عند تحويل الحالات إلى الأرشيف ، يجوز وضع عدة حالات للموظفين المتقاعدين في ملف واحد ، ولكن يجب ألا يتجاوز عدد الأوراق الموجودة فيه 250. في مجلد واحد ، ضع حالات الموظفين المتقاعدين في عام واحد ، وتبدأ أسماؤهم. بنفس الحرف. غالبًا ما يستخدم هذا التسجيل للملفات الشخصية في المؤسسات الكبيرة ، حيث يمر تدفق كبير من الموظفين خلال عام واحد.
الخطوة 6
لجميع الحالات المعدة ، قم بإعداد ورقة تحويل ذات نموذج موحد. في العمود رقم 1 اكتب الرقم التسلسلي لكل حالة في العمود رقم 2 - فهرس كل حالة حسب التسمية رقم 3 - اسم عناوين القضايا رقم 4 - التواريخ ، رقم 5 - عدد الأوراق المنقولة لكل حالة على حدة ، رقم 6 - فترات التخزين ، رقم 7 - الإضافات أو الملاحظات الموجودة.
