في خدمات الموظفين للمنظمات والمؤسسات ، يتم تخزين عدد كبير من المستندات: أوامر التوظيف ، ومنح الإجازات ، والتحويلات ، والمكافآت ، والمدفوعات النقدية الإضافية ، والفصل من الخدمة وغيرها. ترجع أهمية حفظ هذه المستندات إلى الحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات لوثائق كل موظف محدد. مهمة تشكيل الوثائق بشكل صحيح وسريع في القضية يعهد بها إلى ضباط شؤون الموظفين.
تعليمات
الخطوة 1
تشكيل القضايا هو وضع المستندات المنفذة في القضايا. تجميع المستندات في حالات لكل سنة تقويمية ، باستثناء الحالات التي تم تشكيلها في البداية والتي لا تقع خلال سنة تقويمية واحدة. وتشمل هذه الحالات: الملفات الشخصية للطلاب ، والموظفين ، والعاملين ، وقضايا الطب الشرعي ، وحالات التقاعد ، والتاريخ الطبي ، بالإضافة إلى المستندات المحاسبية الأخرى.
الخطوة 2
يجب أن يتم التشكيل النهائي للملفات الشخصية للطلاب والطلاب وخريجي الدراسات العليا بعد التخرج من مؤسسة تعليمية أو دراسة الدراسات العليا ؛ العمال والموظفون - عند فصلهم ؛ التاريخ الطبي - بعد تقديم خروج المريض ؛ قضايا المحاكم - فور انتهاء المحاكمة وإصدار القرار ؛ حالات التقاعد - بعد انتهاء مدفوعات المعاشات.
الخطوه 3
عند التحضير للتخزين الأرشيفي ، ادمج الملفات الشخصية للموظفين الذين تم فصلهم في ملفات شخصية ، إذا كان عدد الأوراق لا يتجاوز مائتين وخمسين. الأمر نفسه ينطبق على الأشخاص الذين تخرجوا من مؤسسة تعليمية. يمكنك أيضًا إنشاء ملف شخصي فردي كوحدة تخزين منفصلة. تنطبق هذه القاعدة على الملفات الشخصية للتخزين الدائم.
الخطوة 4
عند إنشاء ملفات شخصية ، ضع في اعتبارك فترات الاحتفاظ المختلفة. فيما يتعلق بحالات العمر الافتراضي طويل الأمد والدائم ، قم بتشكيلها بشكل منفصل ، وإدراجها أيضًا في قوائم الجرد المختلفة.
الخطوة الخامسة
تجميع الأوامر من قبل الأفراد في الحالات وفقًا لفترات الاحتفاظ المحددة. في كل ملف شخصي ، يتم إدخال المستندات بترتيب زمني ، أي من بداية العام إلى نهايته ، وكذلك بحلول تاريخ الموافقة عليها وتجميعها وتسجيلها.
الخطوة 6
الحالات التي تتكون من الحسابات الشخصية ، والبطاقات الشخصية ، وكتب العمل ، وكذلك مجموعات الملفات الشخصية ، يتم تنظيمها بدقة حسب الترتيب الأبجدي. عند استخدام مثل هذا التصميم ، قم بإجراء توضيح إضافي من خلال الإشارة إلى الأحرف الثلاثة الأولى في أسماء الأشخاص الذين تم فتح ملف شخصي بشأنهم.
