عمل أي مؤسسة مستحيل بدون موظفين. كقاعدة عامة ، لتبسيط محاسبة تحركات الموظفين ، يستخدم بعض أصحاب العمل ما يسمى بالملفات الشخصية في سياق أنشطتهم التجارية. بشكل عام ، يعني مفهوم "الملف الشخصي" نوعًا من الأرشيف يحتوي على جميع البيانات الشخصية الخاصة بالموظف العامل. لا يعد استخدام مثل هذا النظام المحاسبي ضروريًا للكيانات القانونية ، ولكن بالنسبة لمؤسسات الدولة ، تعد الملفات الشخصية عنصرًا إلزاميًا.
تعليمات
الخطوة 1
كقاعدة عامة ، عند التقدم لوظيفة ، يكتب الموظف طلبًا للتوظيف. أنت ، بموافقتك على قبوله لهذا المنصب ، قم بإعداد أمر (أمر) للقبول. بعد ذلك ، قم بعمل نسخ من جميع المستندات ، على سبيل المثال ، من جواز السفر ، من شهادة الزواج ، إلخ.
الخطوة 2
في هذه المرحلة ، قم بإعداد ملف شخصي. يرجى ملاحظة أنه يجب إنشاء مجلدات منفصلة لكل موظف. قم بعمل نسخ من جميع الطلبات ، مثل أمر العمل. ستحتاج أيضًا إلى نسخ من كتاب العمل ، ووثيقة التعليم ، أي جميع نسخ المستندات المتوفرة لديك للموظف.
الخطوه 3
بعد الانتهاء من جميع النسخ ، قم بتقديمها. يرجى ملاحظة أن هذه الحالة ستزداد أثناء عملك. بمعنى ، إذا صدرت أوامر ضد هذا الموظف ، على سبيل المثال ، أمر ترقية ، أو أمر بتعيين شخص مسؤول ، أو أمر بمنح إجازة ، وما إلى ذلك ، فستحتاج إلى عمل نسخ منها وتقديمها إلى ملفك الشخصي بالترتيب الزمني … هذا ينطبق على جميع وثائق الموارد البشرية فيما يتعلق بالموظف.
الخطوة 4
قم بعمل جرد داخلي حتى تتمكن من التعرف بسهولة على محتويات العلبة. كما يتم ملؤها بالترتيب الزمني. يجب أن تحتوي جميع المستندات الموجودة في المخزون على رقم تسلسلي ، وتاريخ التجميع ، والعنوان ، وعدد الأوراق ، وربما نوع من الملاحظات.
الخطوة الخامسة
يجب أن يحتفظ بالملفات الشخصية للموظفين من قبل شخص مسؤول يتم تعيينه بأمر من الرئيس. لا يُسمح بالتصحيحات إلا من خلال يد هذا الشخص المسؤول ، ولا يمكن عرض المعلومات إلا بحضور هذا الشخص.
الخطوة 6
عند فصل موظف ، أغلق ملفه الشخصي ، أي تلخيص الأوراق وترقيمها ، وكتابة العدد الإجمالي للصفحات ، وخياطة كل شيء وإرساله إلى أرشيف المنظمة ، مع استكمال قائمة التسليم.
