الملف الشخصي عبارة عن مجموعة من المستندات التي تحتوي على معلومات حول موظف من لحظة توقيع أمر التوظيف حتى تاريخ إصدار أمر الفصل. في بلدنا ، من الضروري الاحتفاظ بالملفات الشخصية لموظفي الخدمة المدنية فقط. ومع ذلك ، تفضل معظم المؤسسات والمنظمات تنظيم بيانات الموظفين وتسجيلها.
تعليمات
الخطوة 1
يحتوي الملف الشخصي ، كقاعدة عامة ، على المعلومات التالية عن الموظف: صحيفة السجل الشخصي ، ونسخ من وثائق التعليم ، ونسخة من الأمر وطلب التوظيف ، وعقد العمل ، والتعديلات والإضافات عليه ، والمستندات الخاصة بالشهادة و التدريب المتقدم ، وأيضًا المستندات الأخرى اللازمة لخدمة الأفراد (نسخة من شهادة الزواج ، شهادة الميلاد ، جواز السفر ، الهوية العسكرية ، إلخ).
الخطوة 2
يتم وضع الملف الشخصي لكل موظف في مجلد منفصل مع غلاف من الورق المقوى - غلاف. يحتوي على المتطلبات: اللقب ، والاسم ، واسم الأب ، وتاريخ فتح القضية. بعد فصل الموظف ، يتم إغلاق الملف الشخصي. يجب تقديم المستندات إلى الأرشيف دون إخفاق.
الخطوه 3
يتم ترقيم الملفات الشخصية المغلقة ، ويتم عمل جرد داخلي لوثائق الحالة. يتم جمع المستندات الموجودة في المجلد بترتيب زمني - من لحظة وصول الموظف إلى تاريخ الفصل. يتم وضع جرد داخلي بنفس الترتيب. ترقيم أوراق الجرد منفصل عن ترقيم مستندات الملف الشخصي.
الخطوة 4
يتم إصدار الملفات الشخصية للموظفين فقط للمدير أو لأشخاص آخرين بأمر من المدير ، وكذلك للموظف نفسه. المعلومات المخزنة في ملف شخصي سرية ، مما يعني أنه لا يمكن الكشف عنها للغرباء. يمنع إجراء تغييرات على المستندات السابقة للملف الشخصي وكذلك استخراجها.
الخطوة الخامسة
يحتفظ قسم الموارد البشرية بسجلات الموظفين الحاليين فقط. يتم نقل وثائق الموظفين المفصولين إلى الأرشيف. يتم تخزينها هناك لمدة 75 عامًا ، والملفات الشخصية للمديرين والمديرين ، وكذلك الأشخاص الحاصلين على جوائز ودرجات ، غير محددة.
