الملف الشخصي للموظف هو معلومات تعكس جميع مراحل العلاقة بين الموظف والمؤسسة. يتم تشكيلها (تتم صيانتها وإضفاء الطابع الرسمي عليها) من قبل هيئة موظفين أو مسؤول مفوض بشكل خاص. من الضروري إنشاء ملف شخصي وفقًا للقواعد الحالية لحفظ السجلات.
ضروري
- مجلد "ملف شخصي" ؛
- مستندات الموظف (أو نسخها) ؛
- قلم جاف؛
- ثقب الناخس.
تعليمات
الخطوة 1
يبدأ ملف شخصي بعد نشر أمر بتعيين موظف في منصب.
الخطوة 2
يتضمن الملف الشخصي: جرد داخلي للوثائق. استبيان وصحيفة شخصية على سجلات الموظفين ؛ ملخص؛
نسخ من الوثائق التعليمية (وجميع شهادات التأهيل) ؛ بطاقات هوية؛ الشهادات والوثائق الأخرى التي تؤكد التغييرات في البيانات الشخصية للموظف (نسخ من شهادة الزواج ، رقم التعريف الضريبي ، شهادة التأمين ، شهادات ميلاد الأطفال) ؛ اتفاق المسؤولية نسخ من جميع طلبات التعيين والنقل والحوافز ورحلات العمل والإجازات وما إلى ذلك ؛ اتفاق العمل (عقد)؛ بيانات إعادة التصديق ؛ مميزات.
يجب حفظ كل هذه المستندات (أو نسخها) في مجلد واحد.
الخطوه 3
في الجرد الداخلي ، من الضروري سرد جميع المستندات التي تم إيداعها في ملف شخصي. يتم تقديم المستندات بترتيب زمني عندما تصبح متاحة. في عمود "الملاحظات" في الجرد الداخلي ، يُشار إلى أنه تم سحب المستندات أو استبدال النسخ الأصلية بنسخ. يتم التوقيع على الجرد الداخلي من قبل الموظف الذي قام بتجميعه ، مع الإشارة إلى اللقب والاسم واسم العائلة وتاريخ التجميع.
الخطوة 4
تتم كتابة الإدخالات التي يتم إدخالها في ملف شخصي بقلم حبر أو قلم حبر جاف باللون الأسود أو الأزرق أو الأرجواني ، ولا يُسمح بالتصحيحات.
الخطوة الخامسة
يتم ترقيم أوراق الملف الشخصي للموظف وجرده الداخلي بشكل منفصل.
الخطوة 6
عند إغلاق ملف شخصي ، تحتاج إلى تقديم بيان وأمر بفصل الموظف.
الخطوة 7
يحتفظون بالملفات الشخصية في مكان آمن لمنظمة أو مؤسسة. يتم إصدارها للاستخدام الشخصي فقط لفئة معينة من الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى معلومات الموظفين.
الخطوة 8
يتم نقل الملفات الشخصية للموظفين المفصولين إلى التخزين الأرشيفي لمدة 75 عامًا. يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية لمديري المؤسسة بشكل دائم.
