الملف الشخصي هو الحجم الكامل لوثائق الموظف ، والتي تحتوي على المعلومات الشخصية الضرورية عن الموظف وبيانات عن أقدميته. يتم الاحتفاظ بالملف الشخصي بشكل فردي لكل موظف ، في مجلد منفصل. من أجل جعل الملف الشخصي للموظف من الممكن تنظيم المعلومات حول الموظف بسهولة ، هناك قواعد معينة لتشكيله.
تعليمات
الخطوة 1
تذكر أن الملف الشخصي يتم إجراؤه بشكل إلزامي فقط لموظفي مؤسسات الخدمة العامة ، ويقرر جميع أصحاب العمل الآخرين ما إذا كانوا سيديرون الشؤون الشخصية أم لا وفقًا لتقديرهم. في الوقت نفسه ، إذا تم اتخاذ قرار بشأن إدارة الملفات الشخصية للموظفين ، فيجب إعداد الوثائق وفقًا لقواعد العمل المكتبي.
الخطوة 2
يتضمن الملف الشخصي للموظف قدرًا كبيرًا إلى حد ما من الوثائق ، بما في ذلك الملف الشخصي للموظف ، وسيرته الذاتية ، والتوصيات والخصائص ، والمستندات المتعلقة بالتعليم ، وما إلى ذلك. ومن السمات التي لا غنى عنها للملف الشخصي للموظف ، الجرد الداخلي لوثائق الحالة.
الخطوه 3
قم بعمل جرد داخلي للوثائق - هذه هي الوثيقة الأولى التي يتم استثمارها في القضية. نظرًا لأن الملف الشخصي يتكون بترتيب زمني ، يتم تجميع الجرد بنفس الطريقة. وبالتالي ، في البداية ، يتم إدخال قائمة المستندات الكاملة التي تم إعدادها واستلامها من الموظف عند التوظيف في المخزون. في المستقبل ، عند استلام وثائق جديدة ، قم بإيداع المستندات في الحالة وإدخالها في قائمة الجرد بترتيب زمني.
الخطوة 4
عند الاحتفاظ بملف شخصي للموظف ، قم بتعيين رقم تسلسلي لكل مستند مقدم. قم بتسمية الصفحات بترقيم منفصل. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على فئة المستند ، قم بتعيين فهرس خاص له.
الخطوة الخامسة
عند إدخال البيانات في الجرد الداخلي لوثائق الملف الشخصي ، أشر إلى معلومات حول الرقم التسلسلي والفهرس لكل مستند ، والاسم الكامل للمستند وعدد الأوراق في حالة احتلال هذا المستند. قم بترقيم الأوراق التي يتم إجراء الجرد عليها بشكل منفصل عن الصفيف العام للحالة. قم بتأكيد الجرد الداخلي بتوقيعك الخاص ونسخته التي تشير إلى الموقف. يسمح لك الملء الصحيح للمخزون الداخلي بتنظيم الملفات الشخصية للموظفين وجعل الوصول إلى المعلومات حول الموظف مريحًا وفعالًا.
