يعد التخزين السليم للوثائق عنصرًا مهمًا في عمل المكتب. قبل إرسال الأوراق إلى الأرشيف ، يجب وميضها. للقيام بذلك ، يجب أن تعرف القواعد الأساسية لأرشفة الحالات.
انه ضروري
- - المخرز.
- - إبرة
- - خيط خشن
- - صمغ.
تعليمات
الخطوة 1
قم بترقيم جميع الأوراق باستخدام قلم رصاص أسود. الرقم موجود في الزاوية اليمنى العليا. ضع المستندات بترتيب زمني ، بدءًا من الأقدم. إذا كانت هناك أظرف بها مستندات مرفقة ، فأنت بحاجة إلى ترقيم الظرف ، ثم كل مستند بداخله.
الخطوة 2
قم بإزالة جميع مشابك الورق والأجزاء المعدنية الأخرى. إذا كان المستند لا يحتوي على هامش حفظ ، فقم بلصق قطعة من الورق به. تحضير جميع الأوراق للخياطة من خلال تثبيت الثقوب الأربعة ووضعها في غلاف من الورق المقوى.
الخطوه 3
يجب تثبيت حزم المستندات بمشابك أو مثقوبة بمخرز أو حفرها بجهاز خاص لخياطة المستندات. دون إزالة المشابك ، قم بخياطة الأوراق بإبرة طويلة باستخدام خيط خشن أو خيوط أو شريط.
الخطوة 4
للخياطة الصحيحة ، من الضروري تمرير الإبرة من الجانب الخلفي إلى الفتحة التي هي الثانية على التوالي ، وتمرير الإبرة على طول الجانب الخلفي والعودة مرة أخرى إلى الفتحة الثانية. بعد ذلك ، يجب إخراج الإبرة إلى الجانب الأمامي وخياطة الفتحة الثانية ، ولكن بالفعل من الأعلى. يتم سحب الخيط من الخلف ، ويتم تثبيت طرفيه بحيث يمكن إحكام ذيول الخيط بالورق (ورق تتبع).
الخطوة الخامسة
يتم وضع ختم المنظمة على الورقة الملصقة على الخيوط ، كما يوقع المسؤولون (المدير ، كبير المحاسبين). على غلاف الورق المقوى ، يتم لصق قائمة جرد من المستندات التي يتم حفظها في حزمة. يجب أن يشير إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية ، ووضع التاريخ ، والإشارة إلى فترة تخزين المستندات ورمز الأرشفة ، إذا تم اعتماده في مؤسستك.
