هناك مثل هذا المفهوم من "الجمارك التجارية". بموجب هذا التعريف الواسع - جميع التقاليد المعتمدة في بيئة العلاقات التجارية الرسمية. تظل المراسلات الرسمية إحدى الآليات الرئيسية للتفاعل التجاري. يتواصل المسؤولون ورجال الأعمال والمؤسسات العامة من خلال رسائل معدة وفق القواعد العامة.
سبب الكتابة
مهما بدت المرحلة التحضيرية لتقديم استئناف رسمي مملة وغير مهمة ، فلا يمكن إهمالها. يجب صياغة سبب إعداد الوثيقة بوضوح.
قبل كتابة خطاب رسمي ، من المهم تحديد المرسل إليه بدقة. بعد تحديد موضوع الرسالة ، من الضروري التحقق مما إذا كانت هذه المشكلة تقع ضمن نطاق اختصاص المرسل إليه. إذا كنت في شك ، فمن الأفضل دراسة مسألة الاختصاص في اللوائح والوثائق المعيارية الأخرى للمنظمة.
نوع الطلب
بعد تحديد الموضوع والمرسل إليه ، يجب أن تفكر في نوع الاستئناف.
يجب كتابة خطاب رسمي إذا لزم الأمر:
- إبلاغ المرسل إليه. في أغلب الأحيان ، يتم إرسال الرسائل الإخبارية من المستلمين الأقل مستوى إلى المستلمين ذوي المستوى الأعلى ؛
- اتصل بالمرسل إليه بإجراء اختبار ، مما يعني اتخاذ مزيد من الإجراءات من جانبه. لذلك يتجهون إما إلى شخص أعلى أو إلى نفس المنصب ؛
- أعط مهمة. هذا النوع من العنوان مناسب فقط لمخاطبة المرؤوس.
غالبًا ما يستخدم الأفراد الذين يتصلون بالسلطات أو المؤسسات أو الهياكل الأخرى نموذج طلب-طلب.
شكل الاستئناف الرسمي
تجعل الظروف القاسية للتفاعل الرسمي مع الأعمال شكل الطعون لا يقل عن المحتوى. ولكي تصل الرسالة إلى المرسل إليه ولا تضيع في متاهات المكتب ، يجب وضعها وفق جميع القواعد.
تقوم المنظمات بوضع خطابات على الورق الرسمي ذي الرأسية ، وتحديد رقم صادر والإشارة إلى التاريخ. لتوضيح قضايا الاستئناف على الفور ، من المهم الإشارة إلى الاسم الكامل ومعلومات الاتصال الخاصة بالمقاول. تظهر على الورقة الأخيرة من الحرف في التذييل.
يقوم الأفراد بإعداد الطلبات على أوراق A4 فارغة في شكل مكتوب على الآلة الكاتبة ، وفي حالات نادرة ، في شكل مكتوب بخط اليد.
بالنسبة للمؤسسات ، يتم الإشارة فقط إلى منصب واسم المرسل إليه في عنوان الاستئناف ، أي معلومات حول كاتب الاستئناف وتفاصيل الاتصال ترد في النموذج الرسمي. سيتعين على الأفراد استكمال العنوان ببياناتهم الخاصة ، بما في ذلك رقم هاتف جهة الاتصال والعنوان الذي يجب إرسال الرد إليه.
على اليسار ، تتم الإشارة إلى تفاصيل الخطاب ، وأسفل صيغة موضوع الاستئناف: "حول المكافأة" ، "حول تقديم المعلومات" ، "حول اجتماع شخصي" ، إلخ.
اسلوب الاستئناف الرسمي
يستخدم أسلوب العمل الرسمي لتأليف الخطابات الرسمية. المبادئ الرئيسية لهذا الأسلوب هي الاتساق وعدم الغموض ووضوح العرض. في المراسلات التجارية ، الصياغات العامية ، واستخدام اللهجات العامية ، ناهيك عن الكلمات البذيئة والكلمات البذيئة ، غير مقبولة حتى الأحداث الأكثر إثارة للقلق في المراسلات الرسمية يجب تقديمها بنبرة محايدة دون أي لون عاطفي.
من الممارسات الجيدة اتباع بنية واضحة ومنطقية للجمل والفقرات. هذا يبسط إلى حد كبير تصور المعلومات من قبل القارئ.
هيكل الاستئناف الرسمي
تبدأ الرسالة الرسمية باستئناف: ". ويتبع ذلك ديباجة ، يجب أن يجيب فيها المرء على السؤال التالي: "لماذا يُكتب الاستئناف ، نيابة عن من ولأي سبب". قد يبدو كالتالي:
«».
«».
بعد ذلك من العام إلى الخاص ، يتم تقديم جزء توضيحي يعكس التفاصيل. إذا تم كتابة شكوى - الجوهر الزمني للنزاع.في خطابات الدعوة ، يحتوي الجزء التوضيحي على معلومات حول مكان وتاريخ ووقت الحدث ومنظميه وشكل مشاركة المرسل إليه.
ينتهي أي استئناف رسمي بقائمة مباشرة للطلب. على سبيل المثال: " ، " ، " ، إلخ.
