يواجه أي عامل مكتب عاجلاً أم آجلاً الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي. تؤكد آداب العمل على أن نهاية الخطاب لا تقل أهمية عن نقطة البداية لرسالتك.
انه ضروري
العنوان الدقيق للمستلم ، الظرف ، نسخ من المستندات المرفقة بالرسالة
تعليمات
الخطوة 1
أعد قراءة ما كتبته قبل أن تبدأ الجزء الأخير من الرسالة. افحص النص بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية والبقع وعدم الدقة. إذا كان محتوى الرسالة يرضيك تمامًا ، في الفقرة الأخيرة ، كرر الأطروحة الرئيسية لرسالتك مرة أخرى بشكل موجز وواضح. وبالتالي ، تقوم بتلخيص رسالتك ، مما يسهل على المرسل إليه إعداد الرد وكتابته.
الخطوة 2
إذا كان من الضروري إرفاق نسخ من المستندات بالرسالة الرسمية ، بعد الفقرة ، تراجع بضعة أسطر وحدد في عمود "المرفقات" قائمة بالوثائق. يجب ترقيم القائمة. أرفق نسخًا ضوئية من المستندات بالحرف بالترتيب المشار إليه في القائمة.
الخطوه 3
أنهِ الخطاب الرسمي بتدوير كلام مهذب وصحيح ، على سبيل المثال ، مثل: "آمل في تعاون مثمر". أيضًا ، في مجال الأعمال التجارية ، من المعتاد إنهاء الرسائل بمساعدة عبارات مثل "مع الاحترام" ، "بصدق لك" ، "مع الاحترام". بعد ذلك ، تأكد من كتابة الأحرف الأولى من اسمك والتاريخ. لا تنسى التوقيع بجانب لقبك بعد طباعة النص.
الخطوة 4
ابدأ في ملء الظرف. عنوان المستلم مكتوب في الزاوية اليمنى السفلية ، وعنوان المرسل مكتوب في أعلى اليسار. تأكد من إدخال الرمز البريدي الصحيح ، وفي هذه الحالة سيصل الحرف إلى المرسل إليه بشكل أسرع.
الخطوة الخامسة
من الأفضل إرسال خطابات رسمية بالبريد على شكل خطابات مسجلة مع إشعار بالاستلام. في هذه الحالة ، سيكون لديك دليل على استلام الخطاب من قبل المرسل إليه.
