في عصر تكنولوجيا الكمبيوتر ، يتواصل الشركاء بشكل متزايد عن بُعد ، مفضلين عدم إضاعة الوقت في الاجتماعات والمفاوضات الشخصية. لذلك ، ليس من المستغرب أن تكون لمراسلات العمل أهمية كبيرة في حياة المدير الحديث. الحفاظ على صوابها هو مهمة كل موظف في المكتب.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كان عليك في العمل التواصل مع العملاء أو الموردين ، فغالبًا ما يتعين عليك بالطبع كتابة خطابات رسمية. هذا ليس سهلاً كما يبدو للوهلة الأولى: المراسلات التجارية محفوفة بالعديد من المزالق ، والتي يجب تجاوزها من أجل الحفاظ على سمعتك كشريك كفء. إذا لم يكن من الممكن أخذ دورة في فن المراسلات التجارية ، فاتبع القواعد أدناه.
الخطوة 2
يجب تسجيل الخطاب الرسمي. قم بذلك قبل البدء في تجميعه ووضع الرقم في المساحة المخصصة له (عادةً في الزاوية اليسرى العليا ، أسفل شعار الشركة ، إذا كان هناك واحد). حدد المرسل إليه في الزاوية اليمنى العليا. ابدأ بالعنوان ، ثم أدخل الاسم الأخير (أو اسم العائلة إذا كان الحرف مخصصًا لأكثر من شخص واحد). يجب أن يتم سرد المواقف بترتيب هرمي ، أي يأتي أولاً ، على سبيل المثال ، المدير ، ثم نائبه ، ثم رؤساء الدوائر والأقسام.
تحت أسماء المرسل إليهم ، حدد عنوان واسم المرسل. لا تنس: لا يتم استخدام حرف الجر "من" في هذه الحالة ؛ هذا من الأخطاء الشائعة! بعد ذلك ، حدد موضوع الرسالة وتاريخ جمعها. يجب أن يوضح موضوع الرسالة ما الذي ستتحدث عنه هذه الوثيقة ؛ اذكرها بوضوح ووضوح.
الخطوه 3
يبدأ نص الرسالة باستئناف. إذا كانت موجهة إلى شخص واحد ، فقم بتقديم طلب بالاسم الأول واسم الأب أو ، بدلاً من ذلك ، بالاسم الأخير: "عزيزي السيد إيفانوف." لا تسمح بأي حال من الأحوال بالإلمام بالرسالة ، حتى لو كنت تعرف المرسل إليه شخصيًا وكنت على علاقة "قصيرة الساق" معه. تذكر أن هذه وثيقة رسمية ، يجب حفظها في الأرشيف ويمكن استخدامها في العمل حتى بعد عدة سنوات.
يجب أن يكون نص الحرف نفسه واضحًا ومفهومًا. لا تنشر "الأفكار على طول الشجرة" ، ولا تملأ الرسالة بتفاصيل غير ضرورية ، ولا تستشهد بحقائق معروفة. ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من إضاعة الوقت في قراءة مستند ، يمكن وضع المعنى الكامل له في 4 جمل ، ولكن عليك قراءة 4 أوراق. قم بصياغة مقترحاتك بشكل موجز ومفهوم ، إذا كنت بحاجة إلى تفسيرات ، ضعها في شكل مرفق وأرفقها بالرسالة.
