تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من العديد من عمليات الإنتاج. تحتل الاستجابات للنداءات الرسمية من مختلف المنظمات ، بما في ذلك المنظمات المسيطرة مكانًا مهمًا فيها. بالنسبة لمثل هذه الرسائل ، يلزم أسلوب عمل رسمي ، وهو مقبول تمامًا ، علاوة على ذلك ، يفضل استخدام المنعطفات البيروقراطية. لا مكان للعواطف فيها ، حتى لو كانت الادعاءات بأن الاستئناف الذي تلقيته غير مناسب.
ضروري
- - كمبيوتر؛
- - الوصول إلى الإنترنت أو الطابعة ؛
- - ترويسة الشركة؛
- - البريد أو البريد السريع أو الزيارة الشخصية لمكتب المرسل إليه (ليس في جميع الحالات) ؛
- - نص الخطاب الذي ترد عليه.
تعليمات
الخطوة 1
استخدم الورق ذي الرأسية لكتابة ردك. لا تنسى تخصيص رقم صادر للرسالة وتسجيله لدى السكرتيرة أو في المكتب ووضع التاريخ.
الخطوة 2
وجه الجواب إلى الشخص الذي توقيعه تحت الخطاب. عادة ما يمثل العنوان واللقب بالأحرف الأولى. حاول معرفة اسمه وعائلته. افعل ذلك باستخدام الإنترنت أو مكالمة هاتفية مباشرة إلى المؤسسة التي أتت منها الرسالة. عادة في الجزء السفلي من الخطاب الرسمي يشار إلى اسم عائلة المؤدي ورقم هاتفه. ستكون هذه المعلومات مفيدة لمزيد من التفاعل ، إذا دعت الحاجة. ومع ذلك ، يجب توجيه الإجابة إلى اسم الشخص الذي تم توقيعه بموجب الاستئناف الذي جاء إليك. الأحرف الأولى من اسمه كافية في "رأس" الإجابة. لكن الرسالة يجب أن تبدأ بعنوان بالاسم وعائلته: "عزيزي إيفان إيفانوفيتش!"
الخطوه 3
في بداية ردك ، أشر إلى البيانات الناتجة عن الرسالة. عادةً ما تحتوي الطعون الرسمية على رقم صادر ، ويكون التاريخ إلزاميًا. الصياغة المقبولة عمومًا للعبارة الأولى: "ردًا على رسالتك (استئناف ، طلب معلومات ، مطالبة ، شكوى - اعتمادًا على الموقف) لا. فلان وكذا من رقم كذا وكذا ، نعتبر ذلك ضروريًا (خيار - نحن يمكن) الإبلاغ عما يلي ".
الخطوة 4
ثم أجب عن الأسئلة الواردة في الرسالة بنفس الترتيب الذي وردت به فيه.
الخطوة الخامسة
إذا كانت أي ادعاءات أو مطالبات مقدمة ضدك شخصيًا أو ضد مؤسستك من قبل مؤلف الرسالة ، في رأيك ، غير قانونية ، فأشر إلى أنه لا يمكن إرضائها واشرح السبب ، مشيرًا إلى أحكام التشريع الحالي ، والذي رأي مخالف.
الخطوة 6
استخدم عبارة "تحياتي" في نهاية إجابتك. سيتعين عليك القيام بذلك ، حتى لو كنت تعتقد أن المرسل إليه لا يستحق الاحترام. ومع ذلك ، ليست هناك حاجة لإثبات هذا الرأي. لا تنس تضمين اللقب واللقب والأحرف الأولى من اسمك أيضًا. إذا كنت تقدم ردًا ورقيًا ، فيرجى وضع توقيعك تحته.
