عند تلقي رسائل من شريك تجاري ، يحاول الكثير الرد على الطلب المستلم بأسرع ما يمكن ، حتى لا يترك الشريك في الانتظار. وهذا صحيح - في هذه الحالة ، غالبًا ما يكون الوقت مهمًا ، ومن الصعب المبالغة في تقديره. ولكن دون التفكير كثيرًا في شكل الإجابة ، يعتقد القليل من الناس أنه من خلال القيام بذلك ، يمكن أن يوجه ضربة لسمعة الشركة.
تعليمات
الخطوة 1
بادئ ذي بدء ، ادرس بعناية الأسئلة الواردة في خطاب الطرف المقابل. قم بإعداد إجابة قصيرة لكل عنصر ، إذا كان هناك أكثر من إجابة واحدة. تابع الآن تصميم خطاب الرد على الطلب. للقيام بذلك ، خذ ورقة الشركة ذات الرأسية ، مع طباعة الشعار وتفاصيل الشركة عليها. إذا لم يكن هذا موجودًا ، فاكتب عنوان الحرف ، مع الإشارة إلى المعلومات الضرورية فيه ، يدويًا. يعد وضع التفاصيل في خطاب أمرًا مهمًا جدًا لشريكك في العمل. من خلال تقديمهم في كل رسالة ، فإنك تحفظه من الحاجة للبحث عنها في كومة من الأوراق أو ملفات الكمبيوتر في كل مرة ، وكذلك من الحاجة إلى تقديم طلب منفصل للحصول على التفاصيل إذا كان يريد صياغة عقد جديد أو دفع فاتورة.
الخطوة 2
في الزاوية اليمنى العليا ، اكتب تفاصيل المرسل إليه من الرسالة. وضح هنا اسم المنظمة ومنصب كاتب الطلب واسمه الكامل. على العكس من ذلك ، في الزاوية اليسرى ، حدد سطور الرقم الصادر ، والتي سيتم تخصيصها للمستند عند التسجيل ، والتاريخ. في هذه الحالة ، لا تتم كتابة اسم المستند. ابدأ فورًا بالمخاطبة بالاسم واسم الأب ، بعد كلمة "عزيزي". في الجزء الموضوعي من الرسالة ، ستكون الكلمات الأولى "ردًا على رسالتك ، نعلمك" (طلب ، طلب ، إلخ). بعد ذلك ، اكتب جميع الإجابات المعدة نقطة تلو الأخرى ، مع الالتزام بالترقيم المتسلسل الذي كان في الحرف الأصلي.
الخطوه 3
في الجزء الأخير ، عبر عن طلبك أو رغبتك أو متطلباتك ، وتذكر الالتزام بنبرة محترمة وأسلوب كتابة الأعمال وأن تكون متعلمًا. قم بإنهاء الرسالة بكلمات "مع خالص التقدير" واذكر اسمك ومنصبك. بالإضافة إلى ذلك ، اكتب هنا رقم هاتفك للتواصل والبريد الإلكتروني ، إذا كنت ترغب في تلقي رسالة رد أو تعليقات على ما قيل في الرسالة.
